IT-vastaava pk-yritykselle: rooli, vastuut ja malli

TL;DR – Tiivistelmä

Pk-yritys tarvitsee jonkun, joka vastaa IT-asioista kokonaisuutena – ei vain reagoi ongelmiin. IT-vastaava voi olla oma työntekijä tai ulkoistettu kumppani. Tärkeintä on selkeä vastuunjako: kuka päättää hankinnoista, kuka hoitaa tuen, kuka seuraa tietoturvaa. Ilman tätä IT-kulut kasvavat ja ongelmat kasaantuvat.

Mitä IT-vastaava tekee?

IT-vastaavan rooli on pitää yrityksen IT-ympäristö toimivana ja kehittää sitä liiketoiminnan tarpeiden mukaan. Käytännössä tämä tarkoittaa:

Kokonaisnäkemys: Tietää mitä järjestelmiä on käytössä ja miten ne liittyvät toisiinsa
Hankinnat: Arvioi laite- ja ohjelmistotarpeet, kilpailuttaa tarvittaessa
Käyttäjähallinta: Uudet työntekijät sisään, lähtevät ulos, oikeudet kuntoon
Tietoturva: MFA, päivitykset, varmuuskopiot, pääsynhallinta
Ongelmanratkaisu: Tukipyynnöt, eskalointi, juurisyiden selvitys
Kehitys: Uudet työkalut, integraatiot, prosessien tehostaminen

Oma IT-vastaava vai ulkoistettu kumppani?

Alle 50 hengen yrityksessä harvoin on järkevää palkata kokopäiväistä IT-vastaavaa. Kokoaikainen IT-henkilö maksaa 4 000–6 000 €/kk sivukuluineen, ja työtä ei välttämättä ole täyspäiväisesti.

Ulkoistetun IT-kumppanin edut

Maksat vain käytetystä ajasta tai kiinteästä kuukausihinnasta
Saat laajemman osaamisen (verkot, pilvi, tietoturva, kehitys)
Ei lomasijaisuusongelmia
Skaalautuu tarpeen mukaan

Milloin oma IT-henkilö kannattaa?

Yli 100 käyttäjää ja jatkuvaa lähitukea tarvitaan päivittäin
Erityisjärjestelmiä, jotka vaativat syvää erikoisosaamista
Tuotantoympäristö vaatii 24/7 päivystystä

Miten vastuut jaetaan?

Tärkein asia on sopia selkeästi, kuka vastaa mistäkin. Tässä esimerkki:

Alue	Vastuu
Päivittäinen käyttäjätuki	IT-kumppani (etätuki)
M365-hallinta ja lisenssit	IT-kumppani
Laitehankinnat	Yritys päättää, IT-kumppani suosittelee
Tietoturva-asetukset	IT-kumppani
Budjetti ja priorisointi	Yrityksen johto

Yleiset virheet IT-vastuiden organisoinnissa

"Tämä hoituu itsestään" – Kukaan ei oikeasti vastaa. Ongelmat kasaantuvat.
Vastuu annetaan jollekin, jolla on "vähän aikaa" – IT vaatii osaamista, ei vain aikaa.
Liian monta toimittajaa – Kukaan ei näe kokonaisuutta, asiat putoavat väliin.
Dokumentaatio puuttuu – Kun vastuuhenkilö vaihtuu, kaikki tieto häviää.
Reaktiivinen toiminta – Korjataan vain kun palaa, ei ennakoida.

Checklist: IT-vastaavan perustaminen

☐ Listaa kaikki käytössä olevat järjestelmät ja palvelut
☐ Määritä kuka vastaa mistäkin (taulukko)
☐ Sovi tukikanava ja vasteajat
☐ Dokumentoi perustiedot: salasanat, lisenssit, sopimukset
☐ Tee 12 kk IT-roadmap (mitä kehitetään, milloin)
☐ Sovi säännöllinen katsaus (esim. kvartaaleittain)

Usein kysytyt kysymykset

Paljonko ulkoistettu IT-kumppani maksaa?

Tyypillinen kuukausihinta pk-yritykselle on 500–2 000 €/kk riippuen käyttäjämäärästä ja palvelutasosta. Tuntityönä alkaen 70 €/h.

Voiko IT-kumppani toimia täysin etänä?

Kyllä suurimmaksi osaksi. 90 % työstä hoituu etäyhteydellä. Paikan päälle tullaan kun asennetaan laitteita tai ratkaistaan fyysisiä ongelmia.

Miten vaihdan IT-kumppania?

Tärkein vaihe on dokumentaation siirto: käyttäjätunnukset, lisenssit, järjestelmäkuvaukset. Hyvin dokumentoitu ympäristö siirtyy viikossa, huonosti dokumentoitu kuukausissa.

Tarvitsenko SLA-sopimuksen?

Kyllä, jos IT on kriittistä liiketoiminnalle. SLA määrittää vasteajat ja vastuut. Lue lisää: SLA ja tukimalli IT-kumppanille.

Lue myös

Haluatko selkeän IT-vastuumallin?

Kartoitamme tilanteesi ja ehdotamme sopivan mallin. Saat selkeän vastuunjaon ja kuukausittaisen IT-kumppanin ilman yllätyksiä.

Pyydä kartoitus