Prosessiautomaatio räätälöidyllä ohjelmistolla – opas pk-yrityksille

Pk-yrityksissä tehdään valtavasti manuaalista työtä, joka voitaisiin automatisoida: tiedon kopiointia järjestelmästä toiseen, raporttien kasaamista Excel-taulukoista, tilausten syöttämistä käsin, muistutusten lähettämistä manuaalisesti.

Tämä opas käy läpi, miten räätälöity ohjelmisto voi automatisoida liiketoimintaprosesseja, milloin automaatio kannattaa ja miten lasket sen tuottaman säästön.

Mitä prosessiautomaatio tarkoittaa?

Prosessiautomaatio tarkoittaa toistuvan, manuaalisen työn korvaamista ohjelmistolla. Sen sijaan, että ihminen tekee saman asian kymmeniä kertoja päivässä, ohjelmisto tekee sen automaattisesti.

Esimerkkejä prosesseista, jotka voi automatisoida

• Tilausten käsittely: Verkkokaupasta ERP:iin automaattisesti
• Raportointi: Kuukausiraportti syntyy automaattisesti eri lähteistä
• Laskutus: Lasku lähtee automaattisesti, kun projekti merkitään valmiiksi
• Asiakasviestintä: Automaattiset vahvistukset, muistutukset ja päivitykset
• Tiedon synkronointi: CRM ↔ kirjanpito ↔ projektinhallinta
• Datan keruu: Hintatietojen, varastosaldojen tai kilpailijadatan automaattinen seuranta
• Hyväksyntäprosessit: Lomakkeet → hyväksyntä → toimenpide automaattisesti

Zapier/Make vs räätälöity automaatio

No-code-työkalut kuten Zapier ja Make.com ovat erinomaisia yksinkertaisiin automaatioihin. Räätälöity ohjelmisto kannattaa, kun:

Tilanne	Zapier/Make	Räätälöity
Yksinkertainen A → B	✅ Sopii	⚠️ Ylimitoitettu
Monimutkainen logiikka	❌ Vaikea/mahdoton	✅ Sopii
Suuri volyymi (1000+ tapahtumaa/kk)	❌ Kallis	✅ Kiinteä kustannus
Legacy-järjestelmät	❌ Ei tukea	✅ Räätälöitävissä
Tietoturva-vaatimukset	⚠️ Kolmas osapuoli	✅ Omassa hallinnassa
Datan muokkaus/validointi	⚠️ Rajoittunut	✅ Täysi joustavuus

Nyrkkisääntö: Aloita Zapierilla/Makella. Jos se ei riitä tai kuukausikustannus ylittää 100–200 €, harkitse räätälöityä ratkaisua.

Automaation ROI-laskenta

Automaation kannattavuus on helppo laskea. Kaava on yksinkertainen:

Esimerkki: Tilausten käsittelyn automaatio

Lähtötilanne: Verkkokauppa tekee 50 tilausta päivässä. Jokaisen tilauksen manuaalinen syöttö ERP:iin vie 5 minuuttia.

Mittari	Ennen	Jälkeen
Aika/tilaus	5 min	0 min (automaattinen)
Aika/päivä (50 tilausta)	4 h 10 min	15 min (valvonta)
Aika/viikko	21 h	1 h
Vuosikustannus (40 €/h)	43 680 €	2 080 €
Virheprosentti	2–3 %	< 0,1 %

Vuosisäästö: 41 600 €
Kehityskustannus: 3 500 € (50 h × 70 €/h)
Takaisinmaksuaika: 1 kuukausi

Esimerkki: Kuukausiraportoinnin automaatio

Lähtötilanne: Talouspäällikkö kokoaa kuukausiraportin 5 eri lähteestä. Vie 8 tuntia kuussa.

Mittari	Ennen	Jälkeen
Aika/kuukausi	8 h	30 min (tarkistus)
Vuosikustannus (50 €/h)	4 800 €	300 €

Vuosisäästö: 4 500 €
Kehityskustannus: 2 100 € (30 h × 70 €/h)
Takaisinmaksuaika: 5,6 kuukautta

Esimerkki: Automaattinen asiakasviestintä

Lähtötilanne: Asiakaspalvelija lähettää manuaalisesti tilausvahvistukset, toimitusilmoitukset ja palautepyynnöt. 100 viestiä/päivä, 2 min/viesti.

Mittari	Ennen	Jälkeen
Aika/päivä	3 h 20 min	0 (automaattinen)
Aika/viikko	17 h	0 h
Vuosikustannus (35 €/h)	30 940 €	0 €

Vuosisäästö: 30 940 €
Kehityskustannus: 1 750 € (25 h × 70 €/h)
Takaisinmaksuaika: 0,7 kuukautta (3 viikkoa)

Yleisimmät automaatioprojektit pk-yrityksille

1. Tilausten käsittely

Mitä automatisoidaan: Verkkokauppa → ERP/varasto → laskutus → kirjanpito

• Tilaus siirtyy automaattisesti verkkokaupasta toiminnanohjausjärjestelmään
• Varastosaldo päivittyy
• Keräilylista syntyy automaattisesti
• Lasku lähtee, kun tilaus on toimitettu

Tyypillinen kustannus: 2 000–5 000 € (30–70 h × 70 €/h)
Tyypillinen säästö: 10 000–50 000 €/vuosi

2. Raportoinnin automaatio

Mitä automatisoidaan: Kuukausi-/viikkoraportit, jotka koostuvat useasta lähteestä

• Data kerätään automaattisesti eri järjestelmistä
• Raportti generoidaan ja lähetetään sähköpostilla
• Dashboard näyttää avainluvut reaaliajassa

Tyypillinen kustannus: 1 500–4 000 € (20–60 h × 70 €/h)
Tyypillinen säästö: 3 000–15 000 €/vuosi

3. Liidien käsittely

Mitä automatisoidaan: Lomake → CRM → automaattinen vastaus → myyjälle hälytys

• Lomakkeen tiedot siirtyvät CRM:ään automaattisesti
• Asiakkaalle lähtee välitön vahvistus
• Myyjä saa ilmoituksen uudesta liidistä
• Liidit pisteytään automaattisesti (lead scoring)

Tyypillinen kustannus: 500–2 000 € (7–30 h × 70 €/h)
Tyypillinen säästö: 2 000–10 000 €/vuosi + parempi konversio

4. Laskutusautomaatio

Mitä automatisoidaan: Projekti valmis → lasku → muistutus → perintä

• Lasku syntyy automaattisesti, kun työ merkitään valmiiksi
• Muistutukset lähtevät automaattisesti eräpäivän jälkeen
• Maksusuoritusten kohdistus automaattinen

Tyypillinen kustannus: 1 000–3 000 € (15–45 h × 70 €/h)
Tyypillinen säästö: 5 000–20 000 €/vuosi + parempi kassavirta

5. Varastosaldojen synkronointi

Mitä automatisoidaan: Verkkokauppa ↔ varasto ↔ toimittajat

• Varastosaldot päivittyvät reaaliajassa
• "Loppunut varastosta" -tilanteet vähenevät
• Automaattiset tilauspisteet ja hälytykset

Tyypillinen kustannus: 2 000–6 000 € (30–85 h × 70 €/h)
Tyypillinen säästö: 5 000–30 000 €/vuosi + menetettyjen myyntien väheneminen

6. Asiakaspalvelun automaatio

Mitä automatisoidaan: FAQ-vastaukset, tilauskyselyt, asiakasportaali

• Itsepalveluportaali vähentää puheluita ja sähköposteja
• Automaattiset vastaukset yleisiin kysymyksiin
• Tikettien automaattinen reititys oikealle henkilölle

Tyypillinen kustannus: 3 000–10 000 € (40–140 h × 70 €/h)
Tyypillinen säästö: 10 000–50 000 €/vuosi

Automaatioprojektin vaiheet

1. Prosessin kartoitus

Ennen automaatiota pitää ymmärtää nykyinen prosessi:

• Mitä tapahtuu vaihe vaiheelta?
• Kuka tekee mitäkin?
• Mistä tieto tulee, mihin se menee?
• Mitä poikkeustilanteita on?
• Missä kohdissa syntyy virheitä?

2. Automaation rajaus

Kaikkea ei kannata automatisoida kerralla. Valitse:

• Prosessit, jotka ovat vakiintuneet (ei muutu joka viikko)
• Suurimmat aikasyöpöt (eniten manuaalista työtä)
• Virhealttiit kohdat (missä inhimilliset virheet maksavat)

3. Tekninen toteutus

AI-avusteinen kehitys nopeuttaa toteutusta:

• Integraatiot olemassa oleviin järjestelmiin
• Logiikka ja validointi
• Virheidenkäsittely ja hälytykset
• Lokitus ja seuranta

4. Testaus ja käyttöönotto

Automaatio testataan ensin testiympäristössä, sitten rinnakkain manuaalisen prosessin kanssa, ja lopulta otetaan täysin käyttöön.

5. Seuranta ja optimointi

Automaatio ei ole "tee ja unohda". Seuraa:

• Toimiiko automaatio luotettavasti?
• Onko poikkeustilanteita, jotka vaativat manuaalista käsittelyä?
• Voidaanko automaatiota laajentaa?

Milloin automaatio EI kannata?

Automaatio ei ole aina oikea ratkaisu:

Prosessi muuttuu jatkuvasti

Jos prosessi muuttuu joka kuukausi, automaation ylläpito vie enemmän aikaa kuin säästät.

Volyymi on liian pieni

Jos prosessi vie 30 minuuttia kuussa, automaatio ei ole kannattava (ellei virheet maksa paljon).

Prosessi vaatii harkintaa

Jotkut päätökset vaativat inhimillistä harkintaa. Automaatio sopii toistoihin, ei päätöksentekoon.

Tiedot ovat epäluotettavia

"Roskat sisään, roskat ulos." Jos lähtödata on huonolaatuista, automaatio vain nopeuttaa virheiden tekemistä.

Datastormin lähestymistapa automaatioon

Datastormissa teemme automaatioprojekteja AI-avusteisesti:

• Nopea toteutus: Tyypillinen integraatio 1–2 viikossa
• Edullinen hinta: 70 €/h, pienet integraatiot alkaen 500 €
• Rehellinen arvio: Kerromme, jos Zapier riittää
• Luotettava toteutus: Virheidenkäsittely, hälytykset, lokitus
• Jatkuva tuki: Ylläpitosopimus tarvittaessa

Yhteenveto

Prosessiautomaatio räätälöidyllä ohjelmistolla:

• Poistaa 50–90 % manuaalisesta työstä toistuvissa prosesseissa
• Maksaa 1 000–10 000 € riippuen laajuudesta
• Takaisinmaksuaika on usein alle 6 kuukautta
• Vähentää virheitä ja parantaa laatua
• Vapauttaa aikaa tuottavampaan työhön

AI-avusteinen kehitys on tehnyt automaatioprojekteista 5–10 kertaa edullisempia kuin vuonna 2019. Jos yrityksessäsi tehdään toistuvaa manuaalista työtä, nyt on oikea aika automatisoida se.

Lue myös

• AI ohjelmistokehityksessä – miksi kehitys on 10x halvempaa
• Kenelle ohjelmistokehitys sopii?
• Ohjelmistoprojektin budjetointi pk-yritykselle
• CRM-laskutus-automaatio
• Ohjelmistokehitys palveluna →
• Integraatiot ja automaatio palveluna →