Räätälöity ohjelmisto vs valmisratkaisu – kumpi sopii yrityksellesi?

"Pitäisikö meidän tilata räätälöity ohjelmisto vai riittääkö Hubspot/Salesforce/Shopify?" Tämä on kysymys, jonka kuulemme pk-yrityksiltä jatkuvasti. Vastaus ei ole yksiselitteinen – se riippuu tilanteestasi, prosesseistasi ja tavoitteistasi.

Tässä oppaassa käymme läpi molempien vaihtoehtojen edut ja haitat, annamme konkreettisia esimerkkejä ja tarjoamme tarkistuslistan päätöksenteon tueksi. Tavoitteemme on auttaa sinua tekemään oikea päätös – olipa se sitten räätälöity ratkaisu tai valmispalvelu.

Mitä tarkoittaa valmisratkaisu?

Valmisratkaisu (englanniksi "off-the-shelf software" tai "SaaS") on ohjelmisto, jonka joku muu on kehittänyt ja jota myydään sellaisenaan useille asiakkaille. Esimerkkejä:

• CRM: Pipedrive, Hubspot, Salesforce
• Verkkokauppa: Shopify, WooCommerce, Magento
• Projektinhallinta: Asana, Monday, Trello
• Kirjanpito: Procountor, Netvisor, Visma
• Sähköpostimarkkinointi: Mailchimp, ActiveCampaign

Valmisratkaisut on kehitetty palvelemaan laajaa käyttäjäkuntaa. Ne sisältävät yleisiä ominaisuuksia, jotka sopivat useimmille yrityksille samalla toimialalla.

Mitä tarkoittaa räätälöity ohjelmisto?

Räätälöity ohjelmisto (englanniksi "custom software" tai "bespoke software") on rakennettu alusta alkaen juuri sinun yrityksesi tarpeisiin. Se voi olla:

• Täysin uusi sovellus: Esimerkiksi asiakasportaali, tarjouslaskuri tai työnhallintajärjestelmä
• Integraatio: Yhdistää olemassa olevat järjestelmät tavalla, jota valmiit ratkaisut eivät tue
• Laajennus: Lisää valmisratkaisuun ominaisuuksia, joita siinä ei ole
• Automaatio: Automatisoi prosessin, joka aiemmin tehtiin manuaalisesti

Vertailu: valmisratkaisu vs räätälöity

Seuraava taulukko vertailee valmisratkaisuja ja räätälöityjä ohjelmistoja eri näkökulmista:

Näkökulma	Valmisratkaisu	Räätälöity
Alkuinvestointi	Matala (0–1 000 €)	Korkeampi (1 000–20 000 €)
Kuukausikustannus	50–500 €/kk	0–200 €/kk (hosting + ylläpito)
5 vuoden kokonaiskustannus	3 000–30 000 €	3 000–30 000 €
Käyttöönotto	Nopea (päiviä–viikkoja)	Hitaampi (viikkoja–kuukausia)
Sopivuus prosessiin	70–90 % (kompromisseja)	100 % (juuri mitä tarvitset)
Muokattavuus	Rajoitettu	Täysi
Integraatiot	Valmiit rajapinnat	Mikä tahansa
Riippuvuus toimittajasta	Korkea	Matala (koodi on sinun)
Riski	Matala	Korkeampi (jos kehittäjä huono)

Milloin valmisratkaisu riittää?

Valmisratkaisu on yleensä parempi valinta seuraavissa tilanteissa:

1. Standardiprosessit

Jos yrityksesi prosessit ovat toimialan standardien mukaisia, valmisratkaisu todennäköisesti riittää. Esimerkiksi:

• Tavallinen verkkokauppa: Shopify tai WooCommerce kattaa 95 % tarpeista
• Perus-CRM: Pipedrive riittää useimmille myyntitiimeille
• Kirjanpito: Procountor tai Netvisor toimii lähes kaikille pk-yrityksille
• Sähköpostimarkkinointi: Mailchimp riittää useimmille

2. Nopea käyttöönotto

Jos tarvitset ratkaisun käyttöön huomenna, valmisratkaisu on ainoa vaihtoehto. Räätälöity ohjelmisto vaatii aikaa suunnitteluun ja kehitykseen.

3. Rajoitettu budjetti alkuun

Jos käteiskassa on tyhjä, valmisratkaisun matala alkuinvestointi voi olla ainoa vaihtoehto. Voit aina siirtyä räätälöityyn myöhemmin, kun budjetti sallii.

4. Ei teknistä osaamista

Valmisratkaisut on suunniteltu käytettäväksi ilman teknistä osaamista. Jos yrityksessäsi ei ole ketään, joka ymmärtää teknologiaa, valmisratkaisu on turvallisempi valinta.

5. Tilapäinen tarve

Jos tarve kestää vain 6–12 kuukautta, räätälöity ohjelmisto ei ehdi maksaa itseään takaisin. Valmisratkaisu on joustavampi.

Milloin räätälöity ohjelmisto kannattaa?

Räätälöity ohjelmisto kannattaa seuraavissa tilanteissa:

1. Ainutlaatuinen prosessi

Jos yrityksesi tekee asioita tavalla, jota valmisratkaisut eivät tue, räätälöinti voi olla ainoa vaihtoehto. Esimerkkejä:

• Monimutkainen tarjouslaskenta: Hinnoittelu perustuu kymmeniin muuttujiin, joita valmis-CRM ei tue
• Räätälöity työnkulku: Tilaukset käyvät läpi erikoisprosessin, jota mikään valmis järjestelmä ei mallinna
• Toimialakohtainen logiikka: Rakennusalan, logistiikan tai teollisuuden erityisvaatimukset

2. Monimutkaiset integraatiotarpeet

Valmisratkaisut tarjoavat integraatioita suosittuihin palveluihin, mutta jos tarvitset:

• Integraation vanhaan ERP-järjestelmään, jolla ei ole modernia API:a
• Monimutkaista logiikkaa integraatioiden välillä
• Reaaliaikaista synkronointia usean järjestelmän välillä
• Räätälöityä datan muuntoa

...silloin räätälöity integraatio voi olla parempi vaihtoehto kuin Zapier tai Make.com.

3. Kilpailuetu teknologiasta

Jos kilpailuetusi perustuu nopeuteen, asiakaskokemukseen tai tiedon hyödyntämiseen, valmisratkaisu ei välttämättä riitä. Kun kaikki kilpailijasi käyttävät samaa Hubspotia, ero syntyy muualta.

4. Kustannustehokkuus pitkällä aikavälillä

Lasketaan esimerkki: Pipedrive maksaa 59 €/käyttäjä/kk. 10 käyttäjälle tämä on 590 €/kk eli 7 080 €/vuosi. 5 vuodessa kustannus on 35 400 €.

Räätälöity CRM-ratkaisu voi maksaa 7 000–15 000 € kertakuluna + 100–200 €/kk ylläpitoa. 5 vuoden kokonaiskustannus: 13 000–27 000 €.

Tärkeä huomio: Räätälöity ratkaisu ei aina ole halvempi. Laske aina 5 vuoden kokonaiskustannus molemmille vaihtoehdoille.

5. Manuaalisen työn poistaminen

Jos työntekijät käyttävät merkittävästi aikaa manuaaliseen tiedon siirtoon, kopiointiin tai raporttien tekemiseen, räätälöity automaatio voi olla kannattava investointi.

Esimerkki: Toimistotyöntekijä käyttää 8 tuntia viikossa tiedon kopiointiin järjestelmästä toiseen. Vuosikustannus: 8 h × 40 €/h × 52 vk = 16 640 €. Räätälöity integraatio maksaa 3 000 €. Takaisinmaksuaika: 2,2 kuukautta.

Hybridiratkaisut: paras molemmista maailmoista?

Usein paras ratkaisu on hybridimalli, jossa käytät valmisratkaisua perustana ja räätälöit sen päälle:

Esimerkki 1: Shopify + räätälöity tilausjärjestelmä

Käytät Shopifya verkkokauppana, mutta räätälöity integraatio siirtää tilaukset automaattisesti ERP-järjestelmääsi oikeassa muodossa.

Esimerkki 2: Pipedrive + räätälöity tarjouslaskuri

Käytät Pipedrivea myyntiprosessin hallintaan, mutta räätälöity tarjouslaskuri tekee monimutkaiset laskelmat, joita Pipedrive ei tue.

Esimerkki 3: Microsoft 365 + räätälöity dashboard

Käytät M365:tä päivittäiseen työhön, mutta räätälöity dashboard kokoaa tiedot eri lähteistä ja näyttää avainluvut reaaliajassa.

Hybridimalli minimoi riskin ja kustannukset: saat valmisratkaisun luotettavuuden ja räätälöinnin joustavuuden.

Tarkistuslista: kumpi sopii sinulle?

Vastaa seuraaviin kysymyksiin. Jos vastaat "kyllä" useampaan kuin kolmeen, räätälöity ratkaisu voi olla kannattava:

Tulkinta

• 0–2 kyllä-vastausta: Valmisratkaisu riittää todennäköisesti
• 3–5 kyllä-vastausta: Harkitse hybridimallia tai pientä räätälöintiä
• 6–8 kyllä-vastausta: Räätälöity ratkaisu on todennäköisesti kannattava

Case: Milloin päätös meni oikein?

Case 1: Valmisratkaisu riitti (onnistunut valinta)

Tilanne: 5 hengen markkinointitoimisto tarvitsi projektinhallinnan ja asiakasviestinnän.

Valinta: Monday.com + Slack. Kuukausikustannus: 80 €/kk.

Miksi oikea päätös: Prosessit olivat standardit, käyttöönotto oli nopea, budjetti rajoitettu. 5 vuoden kustannus: 4 800 €. Räätälöity ratkaisu olisi maksanut vähintään 5 000 € alkuun + ylläpito.

Case 2: Räätälöinti kannatti (onnistunut valinta)

Tilanne: 20 hengen teollisuusyritys käytti 3 eri järjestelmää tilausten käsittelyyn. Tieto ei kulkenut, virheitä syntyi, ja yksi henkilö käytti kokopäiväisesti aikaa manuaaliseen tiedon siirtoon.

Valinta: Räätälöity integraatio, joka yhdisti verkkokaupan, ERP:n ja laskutuksen. Kustannus: 8 400 € (120 h × 70 €/h).

Miksi oikea päätös: Manuaalinen työ poistui kokonaan, säästö 50 000 €/vuosi. Takaisinmaksuaika: 2 kuukautta.

Case 3: Räätälöinti meni pieleen (virhe)

Tilanne: 8 hengen konsulttiyritys halusi "oman CRM:n, koska Pipedrive on liian rajoitettu".

Valinta: Räätälöity CRM, joka maksoi 25 000 € ja kesti 4 kuukautta.

Miksi virhe: Todelliset tarpeet olisi voitu kattaa Pipedriven Enterprise-versiolla (99 €/käyttäjä/kk) tai pienellä integraatiolla. Räätälöity CRM ei ollut yhtä käyttäjäystävällinen, ja sen ylläpito vaati jatkuvaa kehitystyötä. 3 vuoden jälkeen yritys siirtyi Pipedriveen.

AI-avusteinen kehitys muuttaa laskelmia

Vuonna 2019 räätälöity ohjelmisto oli usein liian kallis pk-yrityksille. Nyt tilanne on muuttunut:

Projekti	2019 hinta	2026 hinta (AI-avusteinen)
Pieni integraatio	3 000–5 000 €	350–1 000 €
Keskikokoinen portaali	30 000–50 000 €	5 000–10 000 €
Räätälöity työkalu	20 000–40 000 €	3 000–8 000 €

Tämä tarkoittaa, että räätälöinti on nyt vaihtoehto yhä useammalle pk-yritykselle. Projekti, joka aiemmin oli mahdoton budjetin takia, voi nyt olla kannattava investointi.

Datastormin tuntihinta on 70 €/h. Pieni integraatioprojekti (5–15 tuntia) maksaa 350–1 050 €. Tämä on summa, jonka useimmat pk-yritykset voivat budjetoida ilman suurta riskiä.

Miten aloitan päätöksenteon?

1. Dokumentoi nykyinen prosessi: Kirjoita ylös, mitä tapahtuu vaihe vaiheelta. Missä on kitkapisteet?
2. Testaa valmisratkaisuja: Useimmat SaaS-palvelut tarjoavat ilmaisen kokeilujakson. Katso, riittävätkö ne.
3. Laske 5 vuoden kustannukset: Vertaile valmisratkaisun kuukausimaksuja räätälöinnin kertakustannukseen.
4. Pyydä arvio: Jos valmisratkaisu ei riitä, pyydä räätälöinnin arvio ohjelmistokehittäjältä.
5. Aloita pienestä: Älä tilaa heti kokonaista järjestelmää. Aloita pienellä integraatiolla tai MVP:llä.

Yhteenveto

Valmisratkaisu sopii, kun:

• Prosessit ovat standardit
• Tarvitset nopean käyttöönoton
• Budjetti on rajoitettu alkuun
• Et tarvitse erikoisia integraatioita

Räätälöity ohjelmisto kannattaa, kun:

• Prosessisi on ainutlaatuinen
• Integraatiotarpeet ovat monimutkaiset
• Kilpailuetusi perustuu teknologiaan
• Manuaalinen työ maksaa enemmän kuin räätälöinti

AI-avusteinen kehitys on pudottanut räätälöinnin kustannukset tasolle, jossa yhä useampi pk-yritys voi hyötyä siitä. Jos olet epävarma, pyydä kartoitus – hyvä kehittäjä kertoo rehellisesti, kannattaako räätälöinti vai riittääkö valmisratkaisu.

Lue myös

• Kenelle ohjelmistokehitys sopii?
• AI ohjelmistokehityksessä – miksi kehitys on 10x halvempaa
• Ohjelmistoprojektin budjetointi pk-yritykselle
• Ohjelmistoprojektin hinta: mistä se koostuu?
• Ohjelmistokehitys palveluna →