Yrityssähköposti (Microsoft 365 / Gmail) – käyttöönotto ja tuki

Yritysssähköpostit Gmail- tai Microsoft 365 -ympäristöihin

Datastorm Oy auttaa yrityksiä ottamaan käyttöön yrityssähköpostit Gmail- tai Microsoft 365 -ympäristössä. Kun yritys kasvaa ja tarvitsee yhtenäisen sähköpostiympäristön, me huolehdimme kaikesta alusta loppuun. Domainin asetukset, käyttäjien lisääminen, laitteiden konfigurointi ja tietoturva hoidetaan ammattitaidolla.

Domain- ja DNS-asetukset

Sähköpostien käyttöönotto vaatii domainin ja DNS-asetusten konfigurointia. Huolehdimme MX-tietueiden, SPF- ja DKIM-asetusten oikeasta konfiguroinnista, jotta sähköpostit toimivat luotettavasti eivätkä viestit päädy roskapostiin. DNS-asetusten tarkistus ja muutokset tehdään huolellisesti. Domainin vahvistus ja asetukset dokumentoidaan.

Käyttäjät ja postilaatikot

Käyttäjätilien luonti ja postilaatikoiden konfigurointi tehdään tarpeen mukaan. Lisäämme käyttäjät, määrittämme oikeudet ja luomme tarvittavat ryhmät ja jaetut postilaatikot. Alias osoitteet ja sähköpostin edelleenlähetykset konfiguroidaan asiakkaan toiveiden mukaan. Henkilöstö saa kirjautumistiedot ja ohjeistuksen.

Laitteiden konfigurointi

Sähköpostit konfiguroidaan toimimaan kaikilla työntekijöiden laitteilla. Huolehdimme asetuksista tietokoneille, puhelimille ja tableteille. Outlook, Gmail sovellus ja muut sähköpostiohjelmat konfiguroidaan oikein. Synkronointi toimii saumattomasti eri laitteiden välillä. Tarvittaessa tulemme paikan päälle auttamaan.

Tietoturva ja roskapostisuodatus

Tietoturva-asetukset ovat tärkeitä sähköpostissa. Otamme käyttöön roskapostisuodatuksen, vaarallisten liitteiden eston ja monivaiheisen tunnistautumisen. Nämä toimet parantavat sähköpostin tietoturvaa merkittävästi. Henkilöstö saa koulutuksen turvalliseen sähköpostin käyttöön ja kalasteluviestien tunnistamiseen.

Siirtyminen vanhasta järjestelmästä

Jos yrityksellä on jo sähköpostit käytössä, autamme siirtymisessä uuteen järjestelmään. Vanhat sähköpostit siirretään uuteen ympäristöön, jotta mitään ei katoa. Siirtyminen tehdään hallitusti ja vaiheittain, jotta työ ei keskeydy. Henkilöstö saa tuen ja ohjeistuksen uuden järjestelmän käyttöönotossa.

Koulutus ja jatkotuki

Käyttöönoton yhteydessä järjestämme koulutuksen henkilöstölle. Koulutuksessa käydään läpi sähköpostin peruskäyttö, kalenterin käyttö, jaetut kansiot ja muut tärkeät ominaisuudet. Tarjoamme myös jatkotukea ongelmatilanteissa. Kun kysymyksiä ilmenee tai tarvitaan apua, olemme nopeasti tavoitettavissa. Sama asiantuntija hoitaa myös jatkotuen.

Ota yhteyttä, kun haluat ottaa käyttöön yrityssähköpostit tai siirtyä uuteen järjestelmään. Kerro tilanteesta ja tarpeista, niin teemme ehdotuksen toteutuksesta. Palvelemme yrityksiä koko Suomessa.

Esimerkkitilanne: kun firma siirtyy Microsoft 365:een tai Google Workspaceen

Monessa rakennusalan yrityksessä tietokoneet ovat "välttämätön paha": sähköpostia luetaan, tarjouksia tehdään ja laskuja lähetetään – mutta tiedostot ovat hajallaan, viestejä tulee joka kanavasta ja välillä hukkuu aikaa ihan turhaan säätöön.

Microsoft 365 ja Google Workspace ovat käytännössä kaksi yleisintä tapaa laittaa perusasiat kuntoon: sähköposti, kalenterit ja yrityksen tiedostot samaan paikkaan, niin että tekeminen helpottuu ja samalla tietoturva paranee.

Miltä arki näyttää ennen

Tyypillisiä tilanteita, jotka vievät aikaa ja aiheuttavat riskiä:

• Tarjouspohja löytyy "jonkun koneelta" tai vanhasta sähköpostista
• Työmaan kuvat ja dokumentit pyörivät WhatsAppissa tai yksityisessä sähköpostissa
• Laskutukseen ja asiakastietoihin on monta "puolittaista" tapaa
• Kun työntekijä lähtee, kukaan ei ole varma mitä tilejä pitää sulkea
• Sama salasana voi olla useassa paikassa, koska "muuten ei muista"

Mitä muuttuu, kun sähköposti ja tiedostot ovat yhdessä paikassa

Kun otetaan käyttöön Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive/SharePoint) tai Google Workspace (Gmail, Meet, Drive), arki yksinkertaistuu:

• Yrityksen sähköposti on selkeä ja helppo: viestit pysyvät tallessa ja löytyvät haulla
• Yhteinen "drive" yritykselle: tarjoukset, sopimukset, työmaakuvat ja laskut löytyvät samasta paikasta
• Oikeudet kuntoon: kaikilla ei tarvitse olla pääsyä kaikkeen (esim. taloushallinto erikseen)
• Yhteiset kalenterit ja yhteystiedot: tiedät kuka on missä ja milloin, ilman arvaamista
• Työntekijöiden onboarding ja offboarding sujuvasti: uusi käyttäjä saadaan käyttöön nopeasti ja poistuvan pääsy voidaan katkaista heti

Tämä ei ole "hienoa IT:tä" – vaan käytännön järjestystä, joka säästää hermoja ja aikaa.

Mini-case: puhelin katoaa – eikä firma kaadu siihen

Kuvitellaan, että työnjohtajan puhelin katoaa. Jos sähköposti ja tiedostot ovat yksityisissä tileissä, tilanne on hankala: kukaan ei tiedä mihin kaikkeen puhelimella pääsee.

Kun käytössä on Microsoft 365 tai Google Workspace, tilanne on hallittavampi: käyttöoikeuksia voidaan hallita keskitetysti, ja tärkeintä on, että yrityksen tieto ei ole yhden laitteen tai yhden ihmisen varassa.

Tietoturva ilman teknistä jargonia

Tietoturva ei tarkoita kikkailua – se tarkoittaa, että vahinko ei pääse leviämään.

Perusasiat, jotka näissä ympäristöissä on helppo laittaa kuntoon:

• Kaksivaiheinen tunnistautuminen (MFA): pelkkä salasana ei riitä, vaikka se vuotaisi
• Yrityksen tieto pysyy yrityksellä: ei yksityisiin sähköposteihin tai "jonkun omaan driveen"
• Pääsy katkaistaan heti tarvittaessa: kun työntekijä vaihtaa työpaikkaa, pääsyt suljetaan
• Selkeämpi tapa jakaa tiedostoja: linkit ja oikeudet hallitusti, ei "lähetän tämän kaikille"
• Vähemmän salasanasähläystä: yksi yritystunnus ja selkeä tapa hoitaa kirjautumiset

Mitä tämä maksaa arjessa (ja mitä se säästää)

Lisenssit ja käyttöönotto maksavat, mutta yleensä isoin säästö tulee arjesta:

• vähemmän aikaa tiedostojen etsimiseen ja kyselyyn "mikä on uusin versio"
• vähemmän sekaannusta laskutuksessa ja asiakasviestinnässä
• pienempi riski, että yksi huijausviesti tai tilikaappaus aiheuttaa ison vahingon

Kun perusasiat on kunnossa, yritys toimii sujuvammin – ja sinulla on vähemmän "pientä säätöä", joka vie työpäivästä yllättävän paljon.

Haluatko tämän teille helpoksi?

Voin tehdä teille maksuttoman 30 min alkukartoituksen (etänä/puhelimessa), jossa käydään läpi:

• käytätteko nyt M365:ttä vai Googlea (vai jotain sekoitusta)
• missä yrityksen tiedostot oikeasti ovat ja miten niitä jaetaan
• mitkä 1–3 asiaa kannattaa laittaa ensin kuntoon (helppous + tietoturva)

Alkukartoituksessa ei kerätä salasanoja tai arkaluonteisia tietoja – tarkoitus on vain tehdä selkeä suunnitelma, joka sopii teidän arkeen.

Lue sähköpostioppaat →