CRM → laskutus automaatio: näin säästät 5 tuntia viikossa

Miksi automatisoida laskutus?

• Aikasäästö: Ei manuaalista tietojen kopiointia CRM → taloushallinto
• Vähemmän virheitä: Kirjoitusvirheet ja unohdukset poistuvat
• Nopea laskutus: Lasku lähtee heti kun kauppa klousataan
• Parempi kassavirta: Nopeampi laskutus = nopeammat maksut

Case: Pipedrive → Procountor

Tyypillinen pk-yrityksen tarve: myyjä merkitsee kaupan voitetuksi Pipedrivessa, ja lasku luodaan automaattisesti Procountoriin.

Työnkulku

1. Myyjä siirtää diilin "Voitettu"-vaiheeseen Pipedrivessa
2. Pipedrive lähettää webhookin integraatiopalveluun
3. Integraatio tarkistaa onko asiakas jo Procountorissa → luo tarvittaessa
4. Integraatio luo laskun diili-tietojen perusteella
5. Lasku tallentuu Procountoriin luonnoksena (tai lähetetään suoraan)
6. Kirjanpitäjä/taloushallinto tarkistaa ja lähettää

Kenttämappaus

Pipedrive	Procountor
organization.name	Asiakkaan nimi
organization.address	Laskutusosoite
custom_field: Y-tunnus	Y-tunnus
deal.title	Laskun viite/kuvaus
deal.value	Laskun summa (alv 0 %)
products	Laskurivit

Toteutusvaihtoehdot

1. Valmisintegraatio (jos löytyy)

Tarkista löytyykö valmis yhdistin (esim. Zapier, Make). Usein toimii perustapauksissa, mutta räätälöinti on rajallista.

2. Automaatiotyökalu + API

Make tai n8n + CRM:n ja taloushallinnon API:t. Joustavampi, mutta vaatii konfigurointia.

3. Räätälöity integraatio

Oma koodi (Node.js/Python) joka kuuntelee webhookia ja kutsuu API:a. Täysi kontrolli, mutta enemmän työtä.

Työmäärä ja kustannukset

Toteutustapa	Työmäärä	Kustannus (70 €/h)
Valmisintegraatio	2–4 h	140–280 €
Automaatiotyökalu	8–16 h	560–1 120 €
Räätälöity	16–30 h	1 120–2 100 €

ROI-esimerkki: Jos säästät 5 h/viikko × 70 €/h = 350 €/vk → integraatio maksaa itsensä takaisin 1–6 viikossa.

Mitä huomioida?

• ALV-käsittely: Onko summa CRM:ssä alv 0 % vai sis. alv? Miten eri alv-kannat?
• Asiakkaan luonti: Luodaanko asiakas automaattisesti vai pitääkö olla olemassa?
• Tuoterivit: Tulevatko tuotteet CRM:stä vai lisätäänkö manuaalisesti?
• Luonnos vai lähetys: Haluatko tarkistaa laskun ennen lähetystä?
• Virheenkäsittely: Mitä tapahtuu jos laskun luonti epäonnistuu?

Muita CRM-laskutus-yhdistelmiä

• HubSpot → Netvisor
• Salesforce → Visma
• Pipedrive → Fivaldi
• HubSpot → Procountor
• Oma CRM → mikä tahansa API:lla

Usein kysytyt kysymykset

Entä jos asiakas ei ole vielä laskutusjärjestelmässä?

Integraatio voi luoda asiakkaan automaattisesti CRM:n tietojen perusteella. Tarvitset vähintään nimen, osoitteen ja Y-tunnuksen.

Voiko lasku mennä suoraan asiakkaalle?

Kyllä, mutta suosittelemme luonnostilaa aluksi. Kun prosessi on testattu, voit automatisoida myös lähetyksen.

Mitä jos kauppa perutaan?

Jos lasku on vielä luonnos, se voidaan poistaa. Jos jo lähetetty, tarvitaan hyvityslasku. Automaatio voi tukea molempia.

Lue myös

• Webhookit käytännössä
• Zapier vs Make vs n8n
• Integraatioprojektin speksi
• Integraatiot ja automaatio palveluna →