Uuden työntekijän IT-onboarding checklist

Miksi IT-onboarding kannattaa suunnitella?

Huono ensivaikutelma syntyy nopeasti: uusi työntekijä istuu ensimmäisen päivän ilman toimivaa konetta tai sähköpostia. Tämä syö motivaatiota ja tuhlaa kaikkien aikaa. Hyvä onboarding viestii, että yritys toimii ammattimaisesti.

Lisäksi turvallisuus paranee: kun prosessi on vakio, oikeudet tulevat oikein eikä kukaan unohdu admin-ryhmään vahingossa.

IT-onboarding checklist

1–2 viikkoa ennen aloitusta

• ☐ Tilaa laitteet (kannettava, näyttö, hiiri, näppäimistö, kuulokkeet)
• ☐ Varmista lisenssit (M365, tarvittavat ohjelmat)
• ☐ Sovi työpiste (toimistolla) tai lähetä laitteet kotiin (etätyö)
• ☐ Kerää tiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, aloituspäivä, esimies, osasto

1–3 päivää ennen aloitusta

• ☐ Luo käyttäjätunnus (Microsoft 365 / Google Workspace)
• ☐ Luo sähköpostiosoite ja testaa että toimii
• ☐ Lisää kalenteriryhmiin ja jakelulistoille
• ☐ Anna oikeudet jaettuihin kansioihin ja järjestelmiin
• ☐ Ota MFA käyttöön valmiiksi
• ☐ Konfiguroi laitteet: Windows/Mac-asetukset, VPN, tulostin
• ☐ Asenna tarvittavat ohjelmat
• ☐ Testaa että kaikki toimii

Aloituspäivänä

• ☐ Anna laitteet ja kirjautumistiedot
• ☐ Opasta MFA-rekisteröinti (Authenticator-sovellus)
• ☐ Näytä miten sähköposti, kalenteri ja Teams toimivat
• ☐ Käy läpi tiedostojen sijainti (OneDrive, SharePoint, verkkolevyt)
• ☐ Kerro miten IT-tukea pyydetään (kenelle soitetaan, sähköposti, tiketti)
• ☐ Käy läpi tietoturvan perussäännöt (salasanat, phishing, lukitus)

Ensimmäisen viikon aikana

• ☐ Tarkista että kaikki järjestelmät toimivat
• ☐ Vastaa kysymyksiin ja korjaa puutteet
• ☐ Päivitä käyttäjälista ja dokumentaatio

Mitä laitteita uusi työntekijä tarvitsee?

Laite	Tyypillinen hinta	Huomioita
Kannettava tietokone	800–1 500 €	Windows tai Mac roolin mukaan
Ulkoinen näyttö	150–400 €	27" Full HD riittää useimpiin töihin
Hiiri ja näppäimistö	50–150 €	Langaton helpompi
Kuulokkeet (Teams/Meet)	50–200 €	Mikrofonin laatu tärkeä
Puhelin (tarvittaessa)	300–800 €	Tai oma puhelin + liittymä

Yleiset virheet IT-onboardingissa

1. Jätetään viime tippaan: Laitteet tilataan aloituspäivänä → viikon odotus.
2. Unohdetaan MFA: Käyttäjä ei pääse kirjautumaan kun MFA-rekisteröinti puuttuu.
3. Liikaa oikeuksia: Kaikki saavat admin-oikeudet "varmuuden vuoksi".
4. Ei ohjeistusta: Työntekijä ei tiedä miten tukea pyydetään.
5. Ei dokumentoida: Kukaan ei muista mitä tehtiin, seuraava onboarding alkaa tyhjästä.

Offboarding – kun työntekijä lähtee

Yhtä tärkeää kuin onboarding. Kun työntekijä lähtee:

• ☐ Poista käyttöoikeudet heti viimeisenä päivänä
• ☐ Vaihda jaetut salasanat joihin henkilöllä oli pääsy
• ☐ Siirrä sähköposti esimiehelle tai luo automaattivastaus
• ☐ Varmuuskopioi tarvittavat tiedostot
• ☐ Palauta laitteet ja tyhjennä ne
• ☐ Poista käyttäjä lisensseistä (säästä rahaa)

Usein kysytyt kysymykset

Kuinka aikaisin laitteet pitää tilata?

Vähintään 1–2 viikkoa, mieluiten aikaisemmin. Toimitusajat vaihtelevat ja konfigurointi vie aikaa. Pidä varalaite valmiina kiiretilanteisiin.

Voiko IT-kumppani hoitaa onboardingin?

Kyllä. Ilmoita uudesta työntekijästä 1–2 viikkoa etukäteen, niin hoidamme käyttäjätunnukset, laitteet ja oikeudet valmiiksi.

Miten etätyöntekijän onboarding eroaa?

Laitteet lähetetään kotiin ennakkoon. Perehdytys ja IT-opastus tehdään videoyhteyden kautta. VPN-yhteys on erityisen tärkeä.

Lue myös

• MFA käyttöön yrityksessä
• Windows vs Mac yrityksessä
• IT-dokumentointi: minimi jolla säästät aikaa
• IT-tuki yrityksille →