IT-dokumentointi: minimi jolla säästät eniten aikaa

TL;DR – Tiivistelmä

IT-dokumentointi säästää aikaa ja rahaa. Kun tiedot ovat tallessa, ongelmien ratkaisu nopeutuu ja IT-kumppanin vaihto sujuu ilman kaaosta. Minimitaso: järjestelmälista, käyttäjähallinta, salasanojen hallinta, verkkokaavio ja varmuuskopiointiohje. Päivitä vähintään kvartaaleittain.

Miksi dokumentointi on tärkeää?

Ilman dokumentaatiota kaikki tieto on yhden ihmisen päässä. Kun hän on lomalla, sairaana tai lähtee yrityksestä, tieto häviää. Tämä maksaa aikaa ja rahaa: ongelmat kestävät pidempään, uusi IT-kumppani joutuu selvittämään kaiken alusta, ja pahimmillaan kriittisiä salasanoja ei löydy.

Hyvä dokumentointi:

Nopeuttaa vianetsintää: Tiedät mitä järjestelmiä on ja miten ne liittyvät toisiinsa
Helpottaa IT-kumppanin vaihtoa: Siirto sujuu päivissä, ei viikoissa
Vähentää henkilöriskiä: Tieto ei katoa yhden ihmisen mukana
Parantaa tietoturvaa: Tiedät mitä pitää suojata ja miten

Mitä dokumentoida? Minimitaso

1. Järjestelmä- ja palveluluettelo

Lista kaikista käytössä olevista järjestelmistä:

Nimi (esim. Microsoft 365, Visma Netvisor, WordPress)
Käyttötarkoitus (sähköposti, kirjanpito, verkkosivut)
Toimittaja ja tuki (kenen kanssa asioida ongelmissa)
Lisenssitiedot (montako lisenssiä, milloin uusitaan)
Pääkäyttäjä (kuka yrityksessä vastaa)

2. Käyttäjähallinta

Kuka pääsee mihinkin:

Lista käyttäjistä ja heidän oikeuksistaan
Pääkäyttäjätunnukset (kuka on admin missäkin)
Onboarding-prosessi: mitä tehdään kun uusi työntekijä aloittaa
Offboarding-prosessi: mitä tehdään kun työntekijä lähtee

3. Salasanojen hallinta

Älä tallenna salasanoja Excel-tiedostoon tai paperille. Käytä password manageria (esim. Bitwarden, 1Password). Dokumentoi:

Mikä password manager on käytössä
Kuka pääsee jaettuihin salasanoihin
Miten uudet salasanat lisätään
Varasalasanat / palautusavaimet kriittisiin tileihin

4. Verkkokaavio

Yksinkertainen kuva verkon rakenteesta:

Internet-liittymä ja operaattori
Reititin / palomuuri (malli, IP-osoite, hallintakäyttäjä)
Tukiasemat (langaton verkko)
Palvelimet (jos on fyysisiä tai virtuaalisia)
Tulostimet ja muut verkkolaitteet

5. Varmuuskopiointiohje

Dokumentoi varmuuskopioinnin perustiedot:

Mitä varmuuskopioidaan (tiedostot, sähköposti, järjestelmät)
Minne (pilvi, ulkoinen levy, toinen sijainti)
Kuinka usein (päivittäin, viikoittain)
Miten palautetaan (kuka osaa, mitä työkaluja tarvitaan)
Milloin viimeksi testattu

Missä dokumentaatio säilytetään?

Dokumentaatio on hyödytön, jos sitä ei löydy. Hyviä vaihtoehtoja:

SharePoint / OneDrive: Jos M365 on käytössä, luonnollinen paikka
Google Drive: Jos Google Workspace on käytössä
IT-kumppanin järjestelmä: Usein paras vaihtoehto, kun IT-kumppani päivittää
Wiki: Notion, Confluence tai vastaava yhteistyöhön sopiva työkalu

Tärkeää: Pääsyn pitää olla rajattu (vain IT-vastuulliset ja johto), mutta ei liian rajattu (ei vain yhden ihmisen takana).

Dokumentoinnin checklist

☐ Järjestelmäluettelo tehty
☐ Käyttäjälista ja oikeudet dokumentoitu
☐ Password manager käytössä
☐ Verkkokaavio piirretty
☐ Varmuuskopiointiohje kirjoitettu
☐ Dokumentaation sijainti sovittu
☐ Pääsyoikeudet määritelty
☐ Päivitysaikataulu sovittu (esim. kvartaaleittain)

Yleiset virheet IT-dokumentoinnissa

Liian monimutkaista: Parempi suppea ja ajantasainen kuin laaja ja vanhentunut.
Ei päivitetä: Dokumentaatio on hyödytön, jos tiedot ovat vanhoja. Päivitä vähintään kvartaaleittain.
Salasanat Excelissä: Tietoturvariski. Käytä password manageria.
Ei testata: Varsinkin varmuuskopiopalautusta pitää testata säännöllisesti.
Vain IT:n päässä: Johdon pitää tietää missä dokumentaatio on ja päästä siihen.

Usein kysytyt kysymykset

Paljonko dokumentointi vie aikaa?

Perustason dokumentointi vie 4–8 tuntia pienelle yritykselle. Sen jälkeen ylläpito vie 1–2 tuntia kvartaalissa. Investointi maksaa itsensä takaisin ensimmäisessä ongelmatilanteessa.

Voiko IT-kumppani hoitaa dokumentoinnin?

Kyllä, ja näin kannattaa tehdä. IT-kumppani osaa dokumentoida oikeat asiat ja pitää tiedot ajan tasalla osana ylläpitosopimusta.

Mitä jos dokumentaatiota ei ole lainkaan?

Aloita nyt. Tee ensin järjestelmäluettelo ja käyttäjälista. Lisää loput vähitellen. Jotain on parempi kuin ei mitään.

Miten dokumentaatio pysyy ajan tasalla?

Sovi prosessi: kun järjestelmä muuttuu, dokumentaatio päivitetään samalla. Kvartaalikatsauksessa tarkistetaan kokonaisuus.

Lue myös

Haluatko apua dokumentointiin?

Teemme IT-kartoituksen ja luomme dokumentaation yrityksellesi. Saat selkeän pohjan jota on helppo ylläpitää.

Pyydä kartoitus