Varmuuskopiot yritykselle – mitä pitää varmistaa

Varmuuskopiot ovat kuin vakuutus: toivot että niitä ei tarvitse käyttää, mutta kun tilanne tulee, olet todella iloinen että ne ovat olemassa. Tässä oppaassa käydään läpi, mitä yrityksen pitää varmistaa, jotta kriittinen tieto ei katoa laitevaurion, poiston tai kiristyshaittaohjelman sattuessa.

Mitä pitää varmistaa?

1. Sähköpostit ja pilvitallennus (M365 / Google Workspace)

Väärinkäsitys: "Microsoft 365:ssä ja Googlessa kaikki on jo pilvessä, joten ei tarvitse varmuuskopiota."

Totuus: Pilvipalvelut suojaavat laitteistovaurioilta, mutta eivät käyttäjävirheiltä tai haittaohjelmilta. Jos poistat sähköpostin tai tiedoston vahingossa ja poistoroska tyhjentyy, tieto voi kadota pysyvästi. Myös kiristyshaittaohjelmat voivat salata OneDriven tai Google Driven tiedostot.

Ratkaisu: Käytä kolmannen osapuolen varmuuskopiointiratkaisuja, kuten Veeam Backup for Microsoft 365 tai Afi.ai, jotka varmuuskopioivat sähköpostit, OneDriven, SharePointin ja Teamsin tiedot erilleen palvelusta. Näin voit palauttaa tiedot vaikka ne poistuisivat tai vahingoittuisivat pilvessä.

2. Työasemat (kannettavat ja pöytäkoneet)

Työasemilla on usein paikallisia tiedostoja: työpöydällä olevia dokumentteja, latauskansion tiedostoja tai sovelluksiin tallennettuja asetuksia. Jos kovalevy rikkoutuu tai kone varastetaan, tieto katoaa.

Ratkaisu: Käytä automaattista pilvivarmennusta, kuten Windows Backup, OneDrive folder backup (synkronoi työpöytä, dokumentit ja kuvat automaattisesti OneDriveen) tai Time Machine (Mac). Varmista, että varmuuskopiointi on päällä ja tiedostot oikeasti synkronoituvat pilveen.

3. Palvelimet ja järjestelmät

Jos yrityksellä on omia palvelimia tai virtuaalikoneita, ne pitää varmistaa säännöllisesti. Palvelimissa voi olla tietokantoja, verkkokansioita tai kriittisiä sovelluksia.

Ratkaisu: Käytä automatisoituja varmuuskopiointiratkaisuja, kuten Veeam Backup & Replication, Acronis Cyber Protect tai pilvipalveluntarjoajan omia työkaluja (esim. AWS Backup, Azure Backup). Testaa palautus säännöllisesti – varmuuskopio on arvoton, jos sitä ei voi palauttaa.

3-2-1-sääntö

Varmuuskopioiden perusperiaate on 3-2-1-sääntö:

• 3 kopiota: Alkuperäinen tieto + 2 varmuuskopiota
• 2 eri mediaa: Esimerkiksi kovalevyllä ja pilvessä
• 1 kopio ulkopuolella: Eri sijainnissa (esim. pilvi tai ulkoinen levy eri tilassa)

Tämä suojaa tulipaloilta, varkauksilta, kiristyshaittaohjelmilta ja muilta uhilta.

Kuinka usein pitää varmistaa?

• Kriittiset tiedostot: Päivittäin (esim. sähköpostit, tietokannat)
• Työasemat: Reaaliaikaisesti (pilvisynkronointi) tai päivittäin
• Palvelimet: Päivittäin tai useammin, riippuen datan kriittisyydestä

Testaa palautus säännöllisesti

Varmuuskopion olemassaolo ei riitä – sinun pitää tietää, että voit palauttaa tiedot. Testaa palautus vähintään kerran vuodessa:

• Poista testikansio ja palauta se varmuuskopiosta
• Testaa palvelimen palautus virtuaalikoneeseen
• Dokumentoi palautusprosessi, jotta tiedät mitä tehdä hätätilanteessa

Yhteenveto: Varmuuskopiomuistilista

• ✅ Microsoft 365 / Google Workspace: kolmannen osapuolen varmuuskopio (Veeam, Afi.ai tms.)
• ✅ Työasemat: OneDrive folder backup tai vastaava pilvisynkronointi
• ✅ Palvelimet: automatisoitu varmistus päivittäin tai useammin
• ✅ 3-2-1-sääntö: 3 kopiota, 2 mediaa, 1 ulkopuolella
• ✅ Testaa palautus vähintään kerran vuodessa

Katso myös

• MFA käyttöön yrityksessä – mitä, miksi ja miten
• Microsoft 365 vs Google Workspace – kumpi sopii yritykselle?
• IT-tuki yrityksille – etänä tai paikan päällä
• Tietoturva yrityksille