Sähköpostin migraatio: näin siirrät postit uuteen palveluun
Sähköpostin migraatio = sähköpostien, kalenterien ja yhteystietojen siirto vanhasta palvelusta uuteen. Kriittistä: suunnittelu, MX-tietueiden oikea-aikainen vaihto, testaus ennen siirtoa. Tyypillinen migraatio 10 käyttäjälle: 4–8 tuntia. Suunnittele viikonloppuun tai hiljaiseen aikaan.
Milloin migraatio tarvitaan?
- Vaihdat sähköpostipalveluntarjoajaa (esim. webhotelli → M365)
- Vaihdat M365:sta Google Workspaceen tai päinvastoin
- Yhdistät useita sähköpostitilejä yhteen
- Siirrät domainille oman sähköpostin
Mitä siirretään?
| Data | Prioriteetti | Huomioita |
|---|---|---|
| Sähköpostit | Kriittinen | Kansiorakenne, luettu/lukematon-tila |
| Kalenteri | Kriittinen | Tapahtumat, toistuvat, osallistujat |
| Yhteystiedot | Tärkeä | Osoitekirja, ryhmät |
| Tehtävät | Normaali | Ei aina siirry automaattisesti |
| Allekirjoitukset, säännöt | Normaali | Yleensä tehtävä uudelleen |
Migraation vaiheet
1. Suunnittelu (1–2 päivää ennen)
- ☐ Listaa kaikki käyttäjät ja aliakset
- ☐ Selvitä datan määrä (GB per käyttäjä)
- ☐ Valitse migraatioajankohta (viikonloppu/ilta)
- ☐ Luo tunnukset uuteen palveluun
- ☐ Testaa yksi käyttäjä ensin
- ☐ Viesti käyttäjille aikataulusta
2. Datan siirto
- ☐ Käytä migraatiotyökalua (BitTitan, M365 Migration, Google Data Migration)
- ☐ Siirrä data ensin – MX-tietueet vielä vanhaan
- ☐ Tarkista siirto onnistui (vertaa viestimääriä)
- ☐ Siirrä kalenterit ja yhteystiedot
3. Cutover (MX-vaihto)
- ☐ Vaihda MX-tietueet uuteen palveluun
- ☐ Päivitä SPF, DKIM, DMARC
- ☐ Odota DNS-propagaatiota (jopa 24–48 h)
- ☐ Pidä vanha palvelu auki viestien vastaanottoon
4. Jälkitoimet
- ☐ Testaa lähetys ja vastaanotto
- ☐ Konfiguroi sähköpostiohjelmat (Outlook, puhelimet)
- ☐ Luo allekirjoitukset ja säännöt uudelleen
- ☐ Lopullinen delta-synkronointi (viimeiset viestit)
- ☐ Sulje vanha palvelu (1–2 viikon päästä)
Migraatiotyökalut
| Työkalu | Käyttökohde | Hinta |
|---|---|---|
| Microsoft 365 Migration | Siirto M365:een | Sisältyy |
| Google Data Migration | Siirto Google Workspaceen | Sisältyy |
| BitTitan MigrationWiz | Kaikki suunnat | ~12 €/postilaatikko |
| IMAP-siirto manuaalisesti | Pienet siirrot | Ilmainen (aikaa vie) |
Tyypillinen aikataulu
| Vaihe | Kesto |
|---|---|
| Suunnittelu ja valmistelu | 1–2 tuntia |
| Datan siirto (10 käyttäjää) | 2–6 tuntia (riippuu datamäärästä) |
| MX-vaihto + DNS-propagaatio | 1–48 tuntia |
| Jälkitoimet ja testaus | 1–2 tuntia |
Tyypillinen kokonaiskustannus: 4–8 tuntia työtä (70 €/h) + mahdolliset migraatiotyökalut.
Yleiset virheet
- MX-vaihto liian aikaisin: Data ei ole vielä siirtynyt → viestit häviävät.
- Ei testata ensin: Ongelmat huomataan vasta kun kaikki on siirretty.
- Unohdetaan SPF/DKIM: Viestit menevät roskapostiin siirron jälkeen.
- Suljetaan vanha palvelu heti: DNS-propagaatio kestää – vanha voi vielä vastaanottaa.
- Ei viestitetä käyttäjille: Ihmettelevät miksi sähköposti ei toimi.
Usein kysytyt kysymykset
Häviääkö viestejä migraatiossa?
Ei, jos tehdään oikein. Datan siirto tehdään ensin, MX-vaihto vasta kun kaikki on kopioitu. Delta-synkronointi hakee viimeiset viestit.
Kuinka kauan sähköposti on pois käytöstä?
Oikein tehtynä ei lainkaan. Viestit kulkevat koko ajan – vain reitti muuttuu. Lyhyt viive (minuutteja) voi tapahtua MX-vaihdon aikana.
Voiko tehdä itse?
Periaatteessa kyllä, mutta virheet voivat katkaista sähköpostin. Suosittelemme ammattilaista, erityisesti jos käyttäjiä on yli 5 tai sähköposti on kriittinen.
Lue myös
Tarvitsetko apua migraatioon?
Hoidamme sähköpostin migraation avaimet käteen. Kerro nykyinen ja tuleva palvelu.
Pyydä arvio