Rakennustoimisto KH Oy – Sähköposti ja domain takaisin käyttöön

Lähtötilanne

Rakennustoimisto KH Oy:n yrittäjä oli pitkään asuttanut domaininsa suuren teleoperaattorin kautta. Käytännössä tämä tarkoitti, että domain, sähköposti ja laskutus olivat sidottu yhteen palvelupakettiin – ja operaattorilla oli hallinta domainin DNS-tietueisiin.

Jos lasku unohtui maksaa, seuraukset olivat nopeat ja raskaat: sähköposti lukittiin, eikä asiaa saanut hoidettua verkossa. Yrittäjän piti käydä fyysisesti operaattorin liikkeessä maksamassa lasku, jotta palvelu avattiin uudelleen. Rakennusalan arjessa, jossa tarjoukset, työmaaviestit ja asiakasyhteydenotot kulkevat sähköpostitse, tämä aiheutti toistuvaa häiriötä.

Ongelma kasvoi operaattorinvaihdon yhteydessä

Yrittäjä päätti vaihtaa toiseen suureen teleoperaattoriin toivoen selkeämpää palvelua. Siirtymän jälkeen tilanne paheni: sähköpostiin ei pystynyt enää kirjautumaan lainkaan. Vanha operaattori ei enää hallinnut ympäristöä, uusi ei saanut kokonaisuutta kuntoon, ja kumpikaan puoli ei ottanut selvää vastuuta.

Asiakaspalvelun kautta asiaa yritettiin selvittää, mutta linjan toisessa päässä ei ollut oikeuksia tehdä tarvittavia muutoksia domainin tai sähköpostin asetuksiin. Tiketit avattiin, siirrettiin eteenpäin ja suljettiin – mutta käytännön ratkaisua ei tullut.

Kuukausien ajan rakennusyrittäjä pyöri saman ongelman ympärillä: yrityksen sähköposti ei toiminut luotettavasti, viestit jäivät vastaamatta ja IT-asia vei aikaa siltä, mitä pitäisi käyttää työmaiden ja asiakkaiden hoitoon.

Ratkaisu

Datastorm otti domainin ja sähköpostin hallinnan kokonaisuudessaan haltuun. Sen sijaan, että odotettiin operaattorien tikettiloopin päättymistä, teimme asiat suoraan:

• Domain siirrettiin Datastormille – yrittäjä sai domainin hallinnan pois operaattorin sidoksesta
• DNS-tietueet päivitettiin – MX-, SPF- ja muut sähköpostiin liittyvät tietueet saatiin oikeaan muotoon
• Sähköposti palautettiin käyttöön – kirjautuminen ja viestien lähetys toimivat taas normaalisti
• Ympäristö selkeytettiin – kuka vastaa domainista, sähköpostista ja DNS:stä on nyt yksiselitteistä

Keskeistä oli se, että meillä oli oikeus ja osaaminen tehdä muutokset itse. Ei tarvinnut selittää ongelmaa uudelleen jokaiselle uudelle tukiagentille – muutokset tehtiin kerralla ja ne näkyivät heti käytännössä.

Tulos

• Sähköposti toimii taas – yrittäjä pääsee takaisin normaaliin viestintään asiakkaiden ja alihankkijoiden kanssa
• Domain on omissa käsissä – DNS-muutokset ja sähköpostin hallinta eivät ole enää operaattorin tikettiloopin varassa
• IT-ongelma ei vie enää työaikaa – kuukausien epäselvyys päättyi yhteen selkeään korjaukseen

→ Pienellä pk-yrityksellä sähköpostin ja domainin hallinta on liiketoiminnan perusinfraa. Kun se on kunnossa, yrittäjä voi keskittyä rakentamiseen – ei operaattorien väliin jääneisiin tiketteihin.