Räätälöity toiminnanohjausjärjestelmä pk-yritykselle

Päivitetty: 1.9.2026 · Kirjoittanut Miko Axel Kallio, Datastorm Oy

Miksi pk-yritykset rakennuttavat nyt omia ERP-järjestelmiä?

Olen huomannut selkeän trendin: pk-yritykset, joiden liikevaihto on 1–10 miljoonaa euroa, ovat alkaneet rakennuttaa omia toiminnanohjausjärjestelmiään. Trendin huomaa siitä, että olen itse ollut niitä kehittämässä – tänä vuonna työn alla on kolmas.

Syy on yksinkertainen. Räätälöity järjestelmä on nykyään paljon nopeampi, helpompi ja halvempi teettää kuin vielä pari vuotta sitten. Aiemmin vastaava järjestelmä vaati kokonaisen tiimin ja noin vuoden työtä, mikä tarkoitti käytännössä satojen tuhansien eurojen hanketta. Siksi pienempien yritysten piti tyytyä valmisratkaisuihin. Nykyään yksi kokenut kehittäjä vie saman järjestelmän tuotantoon loppukäyttäjille asti muutamassa kuukaudessa.

Kun hinta putoaa siitä, mihin pk-yritys ei pysty, siihen mitä pk-yritys pystyy budjetoimaan, koko laskelma muuttuu. Sen takia oma ERP on nyt aito vaihtoehto myös 15 hengen yritykselle.

Mikä valmisratkaisuissa oikeasti maksaa?

Valmisratkaisut tekevät asiat vähän sinne päin – eivät juuri niin kuin yritys oikeasti haluaa ja tarvitsee. Monesti juuri se sinne päin -tekeminen kuitenkin lisää työtä. Prosessiin syntyy ylimääräisiä vaiheita, joita tehdään vain siksi, että järjestelmä vaatii niitä.

On varmasti valmisjärjestelmiä, jotka pystyvät hoitamaan todella monia toiminnallisuuksia. Se, minkä olen omista asiakkaistani huomannut, on kuitenkin se, että mikään valmisratkaisu ei ole koskaan ollut sataprosenttisesti tehty juuri heitä varten. Monet järjestelmät kyllä taipuvat vaikka ja mihin, mutta niiden käyttäminen alkaa helposti olla jo itsessään haastavaa.

Kun asiakkaalle tekee customina juuri sitä, mitä he haluavat ja tarvitsevat, syntyy yksinkertaisia sovelluksia, joita on helppo käyttää. Samalla jokainen turha manuaalinen työvaihe voidaan hioa pois. Se säästää hurjasti aikaa, vaivaa ja rahaa.

Konkreettinen esimerkki: tuotteen elinkaari ja takuupalautus

Otetaan esimerkiksi tuotteen koko elinkaari siitä, kun se otetaan myyntiin ja viedään loppuasiakkaalle käyttöön. Matkalla on vaikka mitä prosesseja, joissa pitää hyväksyä, tarkistaa, avata tuote, tarroittaa, tulostaa rahtikirjat ja toimittaa. Saati sitten, jos vioittunut tuote joudutaan palauttamaan ja tilalle toimittamaan uusi takuuna.

Matkalla on paljon rutiininomaisia asioita, joissa joudutaan selvittelemään kollegoilta, mistä mikäkin paketti on tullut, kuka sen on avannut, kenelle se on toimitettu ja millä tarralla se on merkitty. Yksikään näistä kysymyksistä ei tuota asiakkaalle arvoa. Ne ovat pelkkää selvitystyötä, joka syntyy siitä, ettei tieto ole yhdessä paikassa.

Räätälöidyssä toiminnanohjausjärjestelmässä jokainen vaihe kirjataan sillä hetkellä kun se tapahtuu: kuka teki, milloin, mille tuotteelle ja millä tunnisteella. Sen jälkeen kysymykseen "kuka tämän avasi" vastaa järjestelmä, ei kollega. Tarkempi läpikäynti on omassa oppaassaan: tuotteen elinkaari ERP:ssä myynnistä takuupalautukseen.

Mihin ERP-järjestelmä integroidaan?

Integraatiot ratkaisevat sen, kuinka paljon järjestelmä oikeasti vähentää työtä. Toiminnanohjausjärjestelmä, joka ei keskustele muiden järjestelmien kanssa, siirtää käsityön vain uuteen paikkaan.

• Varastot ja logistiikka – saldot, keräily, sarjanumerot, rahtikirjat ja kuljetusliikkeiden rajapinnat.
• Laskutus ja taloushallinto – myyntilaskut, ostolaskut ja kirjanpitoaineisto syntyvät järjestelmän tapahtumista.
• Verkkokaupat – tilaukset noudetaan automaattisesti ja tilan muutokset päivittyvät takaisin kauppaan.
• Muut rajapinnat – CRM, tuotetietokannat, toimittajien järjestelmät ja mikä tahansa muu, jolla on API tai tiedostosiirto.

Käytännön näkökulmat ja järjestys, jossa integraatiot kannattaa rakentaa, on käyty läpi oppaassa ERP-integraatiot: varasto, laskutus ja verkkokauppa. Laajemmin integraatioista ja automaatiosta erillisenä palveluna kertoo integraatiot ja automaatio.

Kauanko oman ERP:n rakentaminen kestää?

Näin yksi projekti eteni käytännössä: asiakas pyysi tarjousta maaliskuun puolivälissä. Huhtikuun alussa he ilmoittivat haluavansa ostaa järjestelmän minulta, ja 25. toukokuuta se otettiin käyttöön koko yrityksessä. Nyt se on tärkeä osa heidän liiketoimintaansa. Päätöksestä tuotantoon kului siis noin kymmenen viikkoa.

Vaihe	Tyypillinen kesto	Mitä syntyy
Kartoitus	1 viikko	Ymmärrys prosessista, rajaus ja tuntiarvio
Kevyt määrittely	1–3 viikkoa	Ensimmäisen version sisältö, integraatiot ja käyttötapaukset
Toteutus	6–14 viikkoa	Toimiva ydinprosessi ja 1–3 integraatiota
Pilottikäyttö ja korjaukset	2–4 viikkoa	Yksi tiimi käyttää järjestelmää oikeassa työssä
Käyttöönotto koko yrityksessä	1–2 viikkoa	Datasiirrot, opastus ja dokumentaatio
Jatkokehitys	Jatkuva	Uudet integraatiot, raportit ja prosessit kuukausityönä

Vaiheittainen läpikäynti ja se, mitä asiakkaalta tarvitaan missä vaiheessa, löytyy oppaasta ERP-järjestelmän käyttöönotto vaiheittain.

Voiko oma ERP olla kilpailuetu?

Väitän, että jos ohjelmiston rakentaa oikeasti räätälöiden omaan liiketoimintaan, siitä voi syntyä todella kova kilpailuetu. Valmislisenssin voi ostaa kuka tahansa – myös kilpailija. Omaa prosessia ei voi ostaa.

Yhden asiakkaani omat asiakkaat käyttävät myös heidän uutta ERP:iään. Siitä voi parhaimmillaan tulla jopa tapa tai standardi tehdä asioita, jota kilpailijat eivät pysty tarjoamaan. Kun asiakas on tottunut toimimaan yrityksen järjestelmän kautta, vaihtaminen muualle ei ole enää pelkkä hintakysymys. Aihetta käsittelee tarkemmin opas räätälöity ERP kilpailuetuna.

Näin projekti kannattaa aloittaa

Hyvä ensimmäinen askel on valita yksi prosessi, joka vie nyt liikaa aikaa – esimerkiksi tilauksesta toimitukseen tai takuupalautukset. Käydään se läpi kartoituksessa, ja sen pohjalta näet tuntiarvion ja hinnan sille, mitä oma järjestelmä teillä tarkoittaisi.

Kartoitus ja tarjous eivät maksa mitään. Vastaan itse, yleensä saman arkipäivän aikana.