Milloin pk-yrityksen kannattaa teettää oma ERP-järjestelmä?

Pisteytyslista: kannattaako oma ERP teille?

Anna jokaisesta kohdasta, joka pitää paikkansa, siihen merkitty pistemäärä. Laske pisteet yhteen. Tämä on keskustelun apuväline, ei investointipäätös.

• 0–7 pistettä: valmisratkaisu kannattaa selvittää ensin.
• 8–14 pistettä: yhden ongelmallisen prosessin räätälöintiä kannattaa harkita.
• 15 pistettä tai enemmän: oman ERP:n kustannukset ja hyödyt kannattaa laskea tarkemmin.

Kaksi viimeistä kohtaa ovat karsivia riippumatta yhteispisteistä. Jos tarve on tilapäinen tai jos kukaan ei pysty päättämään prosesseista, projekti ei kannata edes korkeilla pisteillä.

Datastorm Oy rakentaa räätälöityjä toiminnanohjausjärjestelmiä pk-yrityksille. Yrityksen perustaja ja kehittäjä on Miko Axel Kallio. Tänä vuonna rakennamme kolmatta. Tässä oppaassa käymme läpi ne konkreettiset signaalit, joista tunnistan asiakaskeskustelussa parissa minuutissa, kannattaako oman ERP-järjestelmän teettäminen – ja myös ne tilanteet, joissa sanomme suoraan, ettei kannata.

Miksi kasvavat yritykset teettävät nyt omia ERP-järjestelmiä?

Olemme omassa asiakaskunnassamme nähneet kasvavaa kiinnostusta räätälöityihin toiminnanohjausjärjestelmiin. Tänä vuonna työn alla on ollut kolmas ERP-projekti. Räätälöity ohjelmistokehitys on perinteisesti vaatinut paljon kehitystyötä. AI-avusteinen kehitys on lyhentänyt Datastormin omaa toteutusaikaa.

Nykyisellä AI-avusteisella toteutustavalla Datastorm pystyy rakentamaan rajatun ERP-järjestelmän ensimmäisen tuotantoversion muutamassa kuukaudessa. Tämä on Datastormin oma kyvykkyys, ei koko ERP-markkinan yleinen totuus.

Tämä on myös se tilanne, jossa räätälöinti voi tuottaa eniten. Kun prosessit ovat ehtineet muotoutua omanlaisikseen ja volyymi on riittävän suuri, ylimääräiset työvaiheet alkavat näkyä työajassa. Samaan aikaan organisaatio on usein vielä sen kokoinen, että prosessit voidaan käydä läpi yhdessä palaverissa. Suuremmassa organisaatiossa määrittelyyn ja päätöksentekoon osallistuu yleensä enemmän ihmisiä, mikä voi pidentää projektin valmistelua.

Mistä tunnistan, että oma ERP on ajankohtainen?

Nämä kuusi signaalia toistuvat usein niissä hankkeissa, joita olemme tehneet. Yksi signaali ei vielä ratkaise mitään. Yllä oleva pisteytys on Datastormin oma keskustelun apuväline, ei taloudellinen laskelma tai yleinen toimialastandardi.

1. Sama tieto kirjataan useaan paikkaan

Kaksinkertainen kirjaaminen on suorin mahdollinen mittari sille, että järjestelmät eivät vastaa prosessia. Tilaus kirjataan verkkokaupasta toiminnanohjaukseen, sieltä laskutukseen ja lopuksi vielä seurantataulukkoon. Jokainen kirjaus vie aikaa ja tuottaa mahdollisuuden virheeseen, ja virheen selvittäminen vie moninkertaisesti sen ajan, joka kirjaamiseen meni.

2. Kriittinen prosessi pyörii Excelissä

Excel on erinomainen työkalu, mutta kun liiketoiminnan kannalta kriittinen prosessi pyörii siinä, se voi olla merkki puuttuvasta järjestelmästä. Tunnusmerkit ovat selvät: tiedosto on yhdellä levyasemalla, sitä muokkaa useampi ihminen, kaavat ovat yhden henkilön päässä ja kukaan ei uskalla siivota sitä. Nykyinen Excel voi olla erittäin hyödyllinen lähtökohta määrittelylle, koska se näyttää, mitä tietoja yrityksessä oikeasti käsitellään.

3. Tietoja kysytään päivittäin kollegoilta

Tämä on se signaali, jonka kustannus jää useimmin huomaamatta. Mistä tämä paketti tuli? Kuka sen on avannut? Kenelle se on toimitettu? Millä tarralla se on merkitty? Kysymykset eivät johdu siitä, ettei tietoa olisi – tieto on olemassa, mutta se ei ole järjestelmässä siinä muodossa, jossa sitä tarvitaan. Rutiiniselvittely keskeyttää kaksi ihmistä kerrallaan, eikä se näy missään raportissa.

4. Raportit kootaan käsin

Jos kuukausiraportti syntyy kopioimalla lukuja kolmesta järjestelmästä samaan taulukkoon, raportointi on manuaalista työtä. Käsin koottu raportti voi olla työläs, viivästyä ja sisältää helpommin kopiointivirheitä. Räätälöidyssä ERP:ssä raportti voidaan rakentaa kyselyksi tietokantaan, jolloin se on ajantasaisempi ja toistettavampi.

5. Valmisjärjestelmän lisenssit maksavat paljon, eikä se silti istu

Tämä on yleinen lähtötilanne niissä projekteissa, joita olemme tehneet. Yritys maksaa kuukausimaksua valmisjärjestelmästä, joka ei tue sen prosessia hyvin. Jos valmisratkaisu ei istu prosessiin, sen ympärille voi syntyä ylimääräisiä käsin tehtäviä työvaiheita. Silloin yritys maksaa sekä lisenssin että sen manuaalisen työn, jota lisenssi ei poistanut.

6. Kasvu törmää manuaaliseen työhön

Kysy itseltäsi, mitä tapahtuisi, jos tilausmäärä kaksinkertaistuisi ensi kuussa. Jos tilausmäärän kasvu lisää hallinnollista työtä lähes samassa suhteessa, prosessissa voi olla automaatiopotentiaalia.

Miten lasken, maksaako oma ERP itsensä takaisin?

Takaisinmaksuaika riippuu siitä, kuinka paljon nykyiseen prosessiin kuluu työaikaa, mitä järjestelmä maksaa ja kuinka suuren osan manuaalisesta työstä voidaan aidosti vähentää. Se pitää laskea yrityskohtaisesti. Seuraavassa esimerkissä käytämme työtunnin kokonaiskustannuksena 35 euroa ja 46 työviikkoa. Käytä omassa laskelmassasi yrityksenne todellista lukua.

Esimerkkilaskelma: nykytilan kustannus

Seuraavat luvut ovat kuvitteellinen laskentaesimerkki annetuilla oletuksilla, eivät toteutuneen asiakkaan tuloksia. Korvaa luvut oman yrityksesi todellisilla tiedoilla. Esimerkkiyritys on 25 hengen tukku- ja huoltoalan pk-yritys, jonka liikevaihto on noin 4 miljoonaa euroa. Laskelmassa työtunnin kustannus on 35 € ja työviikkoja 46.

Esimerkkilaskelma: investointi ja takaisinmaksu

Koska etukäteen ei tiedetä, kuinka suuri osa työstä vähenee, laskelma kannattaa tehdä usealla skenaariolla. Esimerkiksi 30, 50 ja 70 prosentin vähennys näyttää, kuinka herkkä takaisinmaksuaika on oletukselle. Tässä kuvitteellisessa laskentaesimerkissä oletetaan 70 prosentin vähennys. Se ei ole lupaus tai Datastormin tyypillinen asiakastulos. Tällä oletuksella poistuva työ olisi noin 20 400 € vuodessa.

Näillä oletuksilla viiden vuoden tarkastelussa nettohyöty olisi noin 25 600 €, kun kertainvestointi on vähennetty. Luku kuuluu samaan kuvitteelliseen laskentaesimerkkiin. 15 000 € on esimerkki rajatusta ensimmäisestä tuotantovaiheesta, ei nykyisen tarjooman yläraja. Siinä ei ole huomioitu mahdollisia lisenssisäästöjä, virheiden vähenemistä eikä kasvun vaikutusta. Näiden arvo vaihtelee niin paljon, ettei niitä kannata luvata laskelmassa.

Mitä laskelmaan ei kannata laittaa?

Älä laske hyödyksi sataa prosenttia manuaalisesta työstä, äläkä oleta, että säästetty tunti muuttuu suoraan rahaksi. Käytännössä vapautunut aika siirtyy toiseen työhön, ja hyöty tulee siitä, että sama tiimi hoitaa suuremman volyymin ilman lisäystä. Älä myöskään laske mukaan hyötyjä, joita et pysty mittaamaan – jos et pysty sanomaan, mistä luvusta hyöty näkyy, jätä se pois.

Milloin oma ERP-järjestelmä ei kannata?

Rehellisyys on tässä tärkeämpää kuin myynti, koska huonosti perusteltu ERP-projekti on kallis molemmille osapuolille. Näissä tilanteissa suosittelemme valmisratkaisua.

• Prosessit ovat toimialan standardeja. Jos teette asiat samalla tavalla kuin muut ja se toimii, valmisohjelmisto on halvempi ja vähemmän riskialtis.
• Tarve on lyhytaikainen. Jos tarve on lyhytaikainen, oman järjestelmän investointia on yleensä vaikeampi perustella. Tilapäiseen tarpeeseen sopii usein kuukausimaksullinen palvelu.
• Yrityksessä ei ole päätöksentekijää. Räätälöity järjestelmä vaatii, että joku päättää prosesseista. Jos päätöksiä ei tehdä, lopputulos on kalliimpi versio samasta sekavuudesta.
• Yritys on hyvin pieni. Pienessä yrityksessä manuaalisen työn kokonaismäärä voi olla niin pieni, että valmisratkaisu tai kevyt automaatio on omaa ERP:tä järkevämpi.
• Määrittelyyn ei haluta käyttää aikaa. Kartoitus ja kevyt määrittely vaativat tilaajalta muutaman tunnin keskittymistä. Jos siihen ei ole halua, projektia ei kannata aloittaa.
• Kyse on tarkkaan säädellystä alueesta. Säädellyissä ydintoiminnoissa, kuten palkanlaskennassa ja viranomaisilmoituksissa, valmisjärjestelmä on usein järkevä osa kokonaisuutta. Räätälöity järjestelmä voidaan integroida siihen.

Näissä tilanteissa paras ratkaisu on usein hybridi: valmisohjelmisto pysyy paikallaan ja sen rinnalle rakennetaan vain se yksi osa, joka aiheuttaa eniten käsityötä. Käymme tämän rajanvedon läpi tarkemmin oppaassa räätälöity ERP vai valmis toiminnanohjausjärjestelmä.

Miten projekti aloitetaan pienesti?

Yksi tavallinen ERP-projektin riski on liian suuri ensimmäinen vaihe. Siksi etenemme kolmessa askeleessa, ja jokaisen vaiheen jälkeen voi pysähtyä.

Vaihe 1: kartoitus

Kartoituksessa käydään nykyinen prosessi läpi vaiheittain ja merkitään jokainen kohta, jossa tieto siirtyy käsin. Samalla katsotaan, mitkä järjestelmät ovat käytössä ja mitä rajapintoja niistä on saatavilla. Kartoitus ja kevyt määrittely ovat yhdessä 10–20 tuntia työtä eli 700–1 400 € + ALV, ja kartoituksesta tarjoukseen menee noin viikko.

Vaihe 2: kevyt määrittely

Kevyt määrittely rajaa ensimmäisen tuotantoversion sisällön: mikä prosessi automatisoidaan ensin, mitkä integraatiot tarvitaan heti ja mitkä voivat odottaa. Tavoite on pienin mahdollinen kokonaisuus, joka tuottaa mitattavan hyödyn. Määrittely ei ole satasivuinen dokumentti vaan lista näkymistä, säännöistä ja rajapinnoista.

Vaihe 3: ensimmäinen tuotantoversio

Ensimmäinen tuotantoversio sisältää ytimen ja 1–2 integraatiota, ja se on noin 170 tuntia. Se viedään oikeaan käyttöön, ei testiympäristöön. Päätökset laajennuksista tehdään sen jälkeen sillä tiedolla, joka syntyy oikeasta käytöstä. Tarkka kustannus riippuu laajuudesta. Katso ERP-järjestelmän hinta ja aikataulu.

Tässä mallissa suurin osa rahasta käytetään vasta sen jälkeen, kun hyöty on nähty. Ennen töiden aloitusta saat arvion tunteina ja euroina, eikä mitään laskuteta ennen kuin arvio on hyväksytty. Laajemmat monivaiheiset järjestelmäkokonaisuudet määritellään erikseen. Lopullinen hinta riippuu integraatioiden määrästä, prosessien määrästä ja määrittelyn työstä.

Tarjouksen voi pyytää myös silloin, kun hankkeesta ei ole vielä tehty päätöstä. Saat samalla konkreettisen arvion siitä, mitä järjestelmän toteuttaminen teidän tapauksessanne maksaisi. Katso tarkemmin, mitä räätälöity toiminnanohjausjärjestelmä sisältää.

Usein kysytyt kysymykset

Minkä kokoiselle yritykselle oma ERP-järjestelmä sopii?

Selvin kohderyhmä ovat muutamien miljoonien ja muutamien kymmenien miljoonien eurojen liikevaihtoa tekevät yritykset. Näissä yrityksissä prosessit ovat jo niin monimutkaisia, että manuaalinen työ maksaa mitattavasti, mutta organisaatio on riittävän pieni, että prosessit voidaan määritellä yhdessä palaverissa. Alle 10 hengen yrityksessä hyvä valmisohjelmisto riittää useimmiten pidemmälle.

Mikä on selvin merkki siitä, että oma ERP kannattaa?

Selvin yksittäinen merkki on se, että sama tieto kirjataan useampaan kuin yhteen paikkaan. Se tarkoittaa, että nykyiset järjestelmät eivät vastaa prosessia, ja ihmiset korjaavat eroa omalla työajallaan. Toinen yhtä vahva merkki on se, että liiketoiminnan kannalta kriittinen prosessi pyörii Excelissä järjestelmän rinnalla.

Miten lasken, maksaako oma ERP itsensä takaisin?

Laske ensin manuaalisen työn vuosikustannus: tunnit viikossa kerrottuna työtunnin kustannuksella ja työviikkojen määrällä. Käytä yrityksenne todellista työtunnin kokonaiskustannusta. Koska etukäteen ei tiedetä, kuinka suuri osa työstä vähenee, tee laskelma usealla skenaariolla. Takaisinmaksuaika on yksi päätöksen mittareista. Yritys määrittää itse hyväksyttävän takaisinmaksuajan suhteessa investoinnin riskiin ja strategiseen arvoon.

Milloin oma ERP-järjestelmä ei kannata?

Oma ERP ei yleensä kannata, jos prosessit ovat toimialan standardeja ja valmisohjelmisto tukee niitä hyvin, jos tarve on lyhytaikainen, jos yrityksessä ei ole ketään joka pystyy päättämään prosesseista, jos manuaalisen työn määrä on hyvin pieni tai jos määrittelyyn ei haluta käyttää aikaa. Sanomme tämän suoraan myös kartoituksessa, jos tilanne on tämä.

Kuinka paljon oma ERP-järjestelmä maksaa?

Tarkka kustannus riippuu hankkeen laajuudesta. Katso ERP-järjestelmän hinta ja aikataulu tai laske suuntaa-antava arvio hintalaskurilla.

Kuinka kauan projekti kestää päätöksestä käyttöönottoon?

Datastormin nykyisissä hankkeissa kartoituksesta tarjoukseen menee usein noin viikko ja ensimmäisen tuotantoversion tavoiteaikataulu on yleensä 2–4 kuukautta hankkeen rajauksesta riippuen. Laajempi kokonaisuus useilla integraatioilla on nykyisissä arvioissamme 4–8 kuukautta. Yhdessä toteuttamassamme projektissa tarjouspyyntö tuli maaliskuun puolivälissä, ostopäätös huhtikuun alussa ja järjestelmä oli koko yrityksen käytössä 25. toukokuuta.

Voiko projektin aloittaa pienesti ilman suurta riskiä?

Kyllä, ja suosittelemme aina sitä. Etene kolmessa askeleessa: kartoitus, kevyt määrittely ja ensimmäinen tuotantoversio yhdestä prosessista. Kun ensimmäinen versio on oikeassa käytössä, päätökset laajennuksista tehdään mittausten eikä oletusten perusteella. Näin suurin osa investoinnista tehdään vasta sen jälkeen, kun hyöty on nähty.

Tarvitsenko oman IT-osaston, jos teetän räätälöidyn ERP:n?

Et tarvitse IT-osastoa, mutta tarvitset yrityksestä yhden henkilön, joka pystyy päättämään prosesseista ja vastaamaan kysymyksiin. Tekninen ylläpito, päivitykset ja jatkokehitys hoidetaan jatkuvalla sopimuksella. Laajuus määritellään järjestelmän ja asiakkaan tarpeen mukaan.

Lue myös

• Räätälöity ERP vai valmis toiminnanohjausjärjestelmä?
• Räätälöidyn ERP-järjestelmän hinta ja aikataulu 2026
• ERP-integraatiot: varasto, laskutus ja verkkokauppa
• Tuotteen elinkaari ja takuupalautukset ERP-järjestelmässä
• ERP-järjestelmän käyttöönotto vaiheittain
• Räätälöity ERP kilpailuetuna
• Räätälöity toiminnanohjausjärjestelmä palveluna →
• Ohjelmistokehitys yrityksille →