Milloin pk-yrityksen kannattaa teettää oma ERP-järjestelmä?

Olen Miko Axel Kallio ja rakennan Datastorm Oy:ssä räätälöityjä toiminnanohjausjärjestelmiä pk-yrityksille. Tänä vuonna rakennan kolmatta. Tässä oppaassa käyn läpi ne konkreettiset signaalit, joista tunnistan asiakaskeskustelussa parissa minuutissa, kannattaako oman ERP-järjestelmän teettäminen – ja myös ne tilanteet, joissa sanon suoraan, ettei kannata.

Miksi 1–10 miljoonan euron pk-yritykset teettävät nyt omia ERP-järjestelmiä?

Pk-yritykset, joiden liikevaihto on 1–10 miljoonaa euroa, ovat alkaneet rakennuttaa omia toiminnanohjausjärjestelmiään. Näen tämän trendin siitä, että olen itse ollut niitä kehittämässä. Muutos ei johdu siitä, että yritysten tarpeet olisivat muuttuneet – ne ovat olleet samat vuosikymmeniä. Muutos johtuu hinnasta.

Aiemmin räätälöity toiminnanohjausjärjestelmä vaati kokonaisen tiimin ja noin vuoden työtä. Se tarkoitti käytännössä satojen tuhansien eurojen hanketta, eikä sen kokoluokan investointi ollut mahdollinen pk-yritykselle. Nykyään yksi kokenut kehittäjä vie vastaavan järjestelmän tuotantoon loppukäyttäjille muutamassa kuukaudessa. Kun tekijöitä on yksi ja kalenteriaikaa muutama kuukausi, hinta putoaa tasolle, joka mahtuu pk-yrityksen normaaliin investointibudjettiin.

Tämä kokoluokka on myös se, jossa räätälöinti tuottaa eniten. 1–10 miljoonan euron liikevaihdon yrityksessä prosessit ovat ehtineet muotoutua omanlaisikseen ja volyymi on riittävän suuri, että jokainen turha työvaihe maksaa mitattavasti. Samaan aikaan organisaatio on niin pieni, että prosessit voidaan käydä läpi ja päättää yhdessä palaverissa. Isossa konsernissa määrittely maksaa enemmän kuin toteutus.

Mistä tunnistan, että oma ERP on ajankohtainen?

Nämä kuusi signaalia toistuvat lähes jokaisessa projektissa, jonka olen tehnyt. Yksi signaali ei vielä ratkaise mitään, mutta kolme tai useampi tarkoittaa yleensä, että manuaalinen työ on jo kalliimpaa kuin järjestelmä.

1. Sama tieto kirjataan useaan paikkaan

Kaksinkertainen kirjaaminen on suorin mahdollinen mittari sille, että järjestelmät eivät vastaa prosessia. Tilaus kirjataan verkkokaupasta toiminnanohjaukseen, sieltä laskutukseen ja lopuksi vielä seurantataulukkoon. Jokainen kirjaus vie aikaa ja tuottaa mahdollisuuden virheeseen, ja virheen selvittäminen vie moninkertaisesti sen ajan, joka kirjaamiseen meni.

2. Kriittinen prosessi pyörii Excelissä

Excel on erinomainen työkalu, mutta kun liiketoiminnan kannalta kriittinen prosessi pyörii siinä, se on merkki puuttuvasta järjestelmästä. Tunnusmerkit ovat selvät: tiedosto on yhdellä levyasemalla, sitä muokkaa useampi ihminen, kaavat ovat yhden henkilön päässä ja kukaan ei uskalla siivota sitä. Excel kertoo tarkalleen, mitä yritys tarvitsee – se on itse asiassa paras määrittelydokumentti, jonka projektiin voi saada.

3. Tietoja kysytään päivittäin kollegoilta

Tämä on se signaali, jonka kustannus jää useimmin huomaamatta. Mistä tämä paketti tuli? Kuka sen on avannut? Kenelle se on toimitettu? Millä tarralla se on merkitty? Kysymykset eivät johdu siitä, ettei tietoa olisi – tieto on olemassa, mutta se ei ole järjestelmässä siinä muodossa, jossa sitä tarvitaan. Rutiiniselvittely keskeyttää kaksi ihmistä kerrallaan, eikä se näy missään raportissa.

4. Raportit kootaan käsin

Jos kuukausiraportti syntyy kopioimalla lukuja kolmesta järjestelmästä samaan taulukkoon, raportointi on manuaalista työtä. Käsin koottu raportti on myös aina myöhässä ja aina epävarma: kukaan ei tiedä, oliko luku poimittu oikeasta sarakkeesta. Räätälöidyssä ERP:ssä raportti on kysely tietokantaan, joten se on ajantasainen ja sama joka kerta.

5. Valmisjärjestelmän lisenssit maksavat paljon, eikä se silti istu

Tämä on yleisin lähtötilanne niissä projekteissa, joita olen tehnyt. Yritys maksaa merkittävää kuukausimaksua valmisjärjestelmästä, joka tekee asiat vähän sinne päin – eikä juuri niin kuin yritys oikeasti haluaa ja tarvitsee. Sinne päin tekeminen lisää työtä, joten yritys maksaa sekä lisenssin että sen manuaalisen työn, jota lisenssi ei poistanut.

6. Kasvu törmää manuaaliseen työhön

Kysy itseltäsi, mitä tapahtuisi, jos tilausmäärä kaksinkertaistuisi ensi kuussa. Jos vastaus on lisää käsipareja samaan rutiiniin, järjestelmä on kasvun este. Tämä on liiketoiminnallisesti painavin peruste omalle ERP:lle, koska silloin kysymys ei ole vain säästöstä vaan siitä, pystyykö yritys ottamaan kasvua vastaan.

Pisteytyslista: kannattaako oma ERP teille?

Anna jokaisesta kohdasta, joka pitää paikkansa, siihen merkitty pistemäärä. Laske pisteet yhteen ja lue tulkinta listan alta.

• 0–7 pistettä: valmis toiminnanohjausjärjestelmä riittää. Käytä rahat sen käyttöönoton tekemiseen kunnolla.
• 8–14 pistettä: räätälöi se yksi prosessi, joka aiheuttaa eniten käsityötä, ja jätä muu valmisohjelmiston hoidettavaksi.
• 15–25 pistettä: oma ERP-järjestelmä kannattaa laskea auki. Pyydä kartoitus ja tarjous, niin näet oikeat luvut.

Kaksi viimeistä kohtaa ovat karsivia riippumatta yhteispisteistä. Jos tarve on tilapäinen tai jos kukaan ei pysty päättämään prosesseista, projekti ei kannata edes korkeilla pisteillä.

Miten lasken, maksaako oma ERP itsensä takaisin?

Oman ERP-järjestelmän tuotto lasketaan manuaalisen työn kustannuksesta. Kaava on yksinkertainen: manuaaliseen rutiinityöhön kuluvat tunnit viikossa kerrotaan työtunnin kustannuksella ja työviikkojen määrällä vuodessa. Toimihenkilön työtunnin kustannus palkan sivukuluineen on Suomessa tavallisesti 30–45 €, ja työviikkoja on lomien jälkeen noin 46.

Esimerkkilaskelma: nykytilan kustannus

Esimerkkiyritys on 25 hengen tukku- ja huoltoalan pk-yritys, jonka liikevaihto on noin 4 miljoonaa euroa. Laskelmassa työtunnin kustannus on 35 € ja työviikkoja 46.

Manuaalinen työ	Tuntia vuodessa	Kustannus vuodessa
Kaksinkertainen kirjaaminen (2 henkilöä × 5 h/vko)	460 h	16 100 €
Rutiiniselvittely kollegoilta (3 henkilöä × 2 h/vko)	276 h	9 660 €
Raporttien koonti käsin (8 h/kk)	96 h	3 360 €
Yhteensä	832 h	29 120 €

Esimerkkilaskelma: investointi ja takaisinmaksu

Kaikkea manuaalista työtä ei koskaan saa pois. Realistinen oletus on, että räätälöity ERP poistaa rutiinityöstä 60–80 prosenttia. Tässä laskelmassa käytän 70 prosenttia, mikä tarkoittaa noin 20 400 € vuodessa.

Erä	Summa
Kartoitus ja kevyt määrittely (20 h)	1 400 € + ALV
Ensimmäinen tuotantoversio ja kaksi integraatiota	15 000 € + ALV
Kertainvestointi yhteensä	16 400 € + ALV
Ylläpito ja jatkokehitys (8 h/kk)	560 €/kk eli 6 720 €/vuosi + ALV
Poistuva manuaalinen työ (70 % nykytilasta)	20 400 €/vuosi
Nettohyöty vuodessa	13 680 €
Takaisinmaksuaika	noin 14 kuukautta

Viiden vuoden tarkastelussa nettohyöty on noin 52 000 €, kun kertainvestointi on vähennetty. Laskelma on tarkoituksella varovainen: siinä ei ole lainkaan huomioitu poistuvia lisenssikustannuksia, virheiden vähenemistä, nopeampaa läpimenoaikaa eikä sitä, että kasvu ei enää edellytä uutta henkilöä samaan rutiiniin. Nämä ovat todellisia hyötyjä, mutta niiden arvo vaihtelee niin paljon, ettei niitä kannata luvata laskelmassa.

Mitä laskelmaan ei kannata laittaa?

Älä laske hyödyksi sataa prosenttia manuaalisesta työstä, äläkä oleta, että säästetty tunti muuttuu suoraan rahaksi. Käytännössä vapautunut aika siirtyy toiseen työhön, ja hyöty tulee siitä, että sama tiimi hoitaa suuremman volyymin ilman lisäystä. Älä myöskään laske mukaan hyötyjä, joita et pysty mittaamaan – jos et pysty sanomaan, mistä luvusta hyöty näkyy, jätä se pois.

Milloin oma ERP-järjestelmä ei kannata?

Rehellisyys on tässä tärkeämpää kuin myynti, koska huonosti perusteltu ERP-projekti on kallis molemmille osapuolille. Näissä tilanteissa suosittelen valmisratkaisua.

• Prosessit ovat toimialan standardeja. Jos teette asiat samalla tavalla kuin muut ja se toimii, valmisohjelmisto on halvempi ja vähemmän riskialtis.
• Tarve kestää alle vuoden. Investointi ei ehdi maksaa itseään takaisin. Tilapäiseen tarpeeseen sopii kuukausimaksullinen palvelu.
• Yrityksessä ei ole päätöksentekijää. Räätälöity järjestelmä vaatii, että joku päättää prosesseista. Jos päätöksiä ei tehdä, lopputulos on kalliimpi versio samasta sekavuudesta.
• Yritys on hyvin pieni. Muutaman hengen yrityksessä volyymi ei riitä siihen, että automatisointi maksaisi itsensä takaisin.
• Määrittelyyn ei haluta käyttää aikaa. Kartoitus ja kevyt määrittely vaativat tilaajalta muutaman tunnin keskittymistä. Jos siihen ei ole halua, projektia ei kannata aloittaa.
• Kyse on tarkkaan säädellystä alueesta. Kirjanpito, palkanlaskenta ja viranomaisilmoitukset kannattaa jättää valmisohjelmistolle, joka päivittää lakimuutokset puolestasi.

Näissä tilanteissa paras ratkaisu on usein hybridi: valmisohjelmisto pysyy paikallaan ja sen rinnalle rakennetaan vain se yksi osa, joka aiheuttaa eniten käsityötä. Käyn tämän rajanvedon läpi tarkemmin oppaassa räätälöity ERP vai valmis toiminnanohjausjärjestelmä.

Miten projekti aloitetaan pienesti?

Suurin yksittäinen syy ERP-projektien epäonnistumiseen on liian suuri ensimmäinen askel. Siksi etenen aina kolmivaiheisesti, ja jokaisen vaiheen jälkeen voi pysähtyä ilman, että raha on mennyt hukkaan.

Vaihe 1: kartoitus

Kartoituksessa käydään nykyinen prosessi läpi vaiheittain ja merkitään jokainen kohta, jossa tieto siirtyy käsin. Samalla katsotaan, mitkä järjestelmät ovat käytössä ja mitä rajapintoja niistä on saatavilla. Kartoitus ja kevyt määrittely ovat yhdessä 10–20 tuntia työtä eli 700–1 400 € + ALV, ja kartoituksesta tarjoukseen menee noin viikko.

Vaihe 2: kevyt määrittely

Kevyt määrittely rajaa ensimmäisen tuotantoversion sisällön: mikä prosessi automatisoidaan ensin, mitkä integraatiot tarvitaan heti ja mitkä voivat odottaa. Tavoite on pienin mahdollinen kokonaisuus, joka tuottaa mitattavan hyödyn. Määrittely ei ole satasivuinen dokumentti vaan lista näkymistä, säännöistä ja rajapinnoista.

Vaihe 3: ensimmäinen tuotantoversio

Ensimmäinen tuotantoversio sisältää ytimen ja 1–2 integraatiota, ja se on noin 170 tuntia alkaen eli alkaen noin 12 000 € + ALV. Se viedään oikeaan käyttöön, ei testiympäristöön. Päätökset laajennuksista tehdään sen jälkeen sillä tiedolla, joka syntyy oikeasta käytöstä – ei olettamalla etukäteen, mitä käyttäjät tarvitsevat.

Tässä mallissa suurin osa rahasta käytetään vasta sen jälkeen, kun hyöty on nähty. Ennen töiden aloitusta saat aina arvion tunteina ja euroina, eikä mitään laskuteta ennen kuin arvio on hyväksytty. Kaikki työ hinnoitellaan samalla tuntihinnalla 70 € + ALV, lähityössä lisäksi 1 €/km + ALV Mäntsälästä. Lopullinen hinta riippuu integraatioiden määrästä, käyttäjämääristä, prosessien määrästä ja määrittelyn työstä, ja tarkka arvio annetaan kartoituksen jälkeen.

Kannattaa myös huomata, että tarjouksia kannattaa aina pyydellä. Teen tarjouksen mielelläni myös silloin, kun asiakas ei aio ostaa: jo tarjouksesta näkee, millainen hinta oman järjestelmän teettämiselle tulisi. Se on halvin tapa tarkistaa, onko mielikuva hinnoista ajan tasalla. Katso tarkemmin, mitä räätälöity toiminnanohjausjärjestelmä sisältää.

Usein kysytyt kysymykset

Minkä kokoiselle yritykselle oma ERP-järjestelmä sopii?

Selvin kohderyhmä ovat pk-yritykset, joiden liikevaihto on 1–10 miljoonaa euroa. Näissä yrityksissä prosessit ovat jo niin monimutkaisia, että manuaalinen työ maksaa mitattavasti, mutta organisaatio on riittävän pieni, että prosessit voidaan määritellä yhdessä palaverissa. Alle 10 hengen yrityksessä hyvä valmisohjelmisto riittää useimmiten pidemmälle.

Mikä on selvin merkki siitä, että oma ERP kannattaa?

Selvin yksittäinen merkki on se, että sama tieto kirjataan useampaan kuin yhteen paikkaan. Se tarkoittaa, että nykyiset järjestelmät eivät vastaa prosessia, ja ihmiset korjaavat eroa omalla työajallaan. Toinen yhtä vahva merkki on se, että liiketoiminnan kannalta kriittinen prosessi pyörii Excelissä järjestelmän rinnalla.

Miten lasken, maksaako oma ERP itsensä takaisin?

Laske ensin manuaalisen työn vuosikustannus: tunnit viikossa kerrottuna työtunnin kustannuksella ja työviikkojen määrällä. Toimihenkilön työtunnin kustannus sivukuluineen on tavallisesti 30–45 €. Arvioi sitten realistisesti, kuinka suuri osa työstä poistuu – hyvä oletus on 60–80 prosenttia, ei sata. Vertaa tulosta investointiin ja ylläpitoon. Jos takaisinmaksuaika on alle kaksi vuotta, projekti on tavallisesti kannattava.

Milloin oma ERP-järjestelmä ei kannata?

Oma ERP ei kannata, jos prosessit ovat toimialan standardeja ja valmisohjelmisto tukee niitä hyvin, jos tarve kestää alle vuoden, jos yrityksessä ei ole ketään joka pystyy päättämään prosesseista, jos yritys on hyvin pieni tai jos määrittelyyn ei haluta käyttää aikaa. Sanon tämän suoraan myös kartoituksessa, jos tilanne on tämä.

Kuinka paljon oma ERP-järjestelmä maksaa?

Kartoitus ja kevyt määrittely on 10–20 tuntia eli 700–1 400 € + ALV. Ensimmäinen tuotantoversio, joka sisältää ytimen ja 1–2 integraatiota, on noin 170 tuntia alkaen eli alkaen noin 12 000 € + ALV. Tyypillinen ERP-kokonaisuus integraatioineen on 220–570 tuntia eli 15 000–40 000 € + ALV. Kaikki työ hinnoitellaan samalla tuntihinnalla 70 € + ALV.

Kuinka kauan projekti kestää päätöksestä käyttöönottoon?

Kartoituksesta tarjoukseen menee noin viikko ja päätöksestä ensimmäiseen tuotantoversioon tyypillisesti 2–4 kuukautta. Laajempi kokonaisuus useilla integraatioilla valmistuu 4–8 kuukaudessa. Yhdessä toteuttamassani projektissa tarjouspyyntö tuli maaliskuun puolivälissä, ostopäätös huhtikuun alussa ja järjestelmä oli koko yrityksen käytössä 25. toukokuuta.

Voiko projektin aloittaa pienesti ilman suurta riskiä?

Kyllä, ja suosittelen aina sitä. Etene kolmessa askeleessa: kartoitus, kevyt määrittely ja ensimmäinen tuotantoversio yhdestä prosessista. Kun ensimmäinen versio on oikeassa käytössä, päätökset laajennuksista tehdään mittausten eikä oletusten perusteella. Näin suurin osa investoinnista tehdään vasta sen jälkeen, kun hyöty on nähty.

Tarvitsenko oman IT-osaston, jos teetän räätälöidyn ERP:n?

Et tarvitse IT-osastoa, mutta tarvitset yrityksestä yhden henkilön, joka pystyy päättämään prosesseista ja vastaamaan kysymyksiin. Tekninen ylläpito, päivitykset ja jatkokehitys hoidetaan kuukausityönä, joka on tyypillisesti 8–20 tuntia kuukaudessa eli 560–1 400 € kuukaudessa + ALV.

Lue myös

• Räätälöity ERP vai valmis toiminnanohjausjärjestelmä?
• Räätälöidyn ERP-järjestelmän hinta ja aikataulu 2026
• ERP-integraatiot: varasto, laskutus ja verkkokauppa
• Tuotteen elinkaari ja takuupalautukset ERP-järjestelmässä
• ERP-järjestelmän käyttöönotto vaiheittain
• Räätälöity ERP kilpailuetuna
• Räätälöity toiminnanohjausjärjestelmä palveluna →
• Ohjelmistokehitys yrityksille →