ERP-järjestelmän käyttöönotto vaiheittain – näin projekti etenee

Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotolla on huono maine, ja syystä. Suuret ERP-hankkeet ovat perinteisesti kestäneet vuosia, maksaneet satoja tuhansia ja päättyneet siihen, että puolet ominaisuuksista jäi käyttämättä. Pk-yrityksen räätälöity ERP on kuitenkin aivan eri kokoluokan hanke, ja se onnistuu tai epäonnistuu eri syistä. Datastorm Oy on suomalainen ohjelmistoyritys, joka rakentaa räätälöityjä toiminnanohjausjärjestelmiä pk-yrityksille, ja tämä opas kuvaa sen prosessin, jolla ne viedään tuotantoon.

Rakennan tänä vuonna kolmatta ERP-järjestelmää. Yhteinen nimittäjä onnistuneissa projekteissa ei ole tekniikka vaan se, että eteneminen on pilkottu osiin, joiden jälkeen voi pysähtyä. Jokainen vaihe tuottaa jotain, mitä voi käyttää tai arvioida, eikä missään vaiheessa jouduta tilanteeseen, jossa puolen vuoden työ paljastuu vääräksi vasta lopussa.

Mitkä ovat ERP-projektin vaiheet?

ERP-projektissa on kuusi vaihetta: kartoitus, kevyt määrittely, ensimmäinen tuotantoversio, testaus ja pilottikäyttö, koko yrityksen käyttöönotto sekä jatkokehitys. Kartoitus ja määrittely vievät yhdessä 10–20 tuntia, ensimmäinen tuotantoversio noin 170 tuntia ja jatkokehitys tyypillisesti 8–20 tuntia kuukaudessa. Vaiheistuksen koko idea on, että jokainen vaihe tuottaa jotain käyttökelpoista ja jokaisen vaiheen jälkeen voi pysähtyä ja arvioida, kannattaako jatkaa.

Vaihe	Kesto	Mitä syntyy	Mitä asiakkaalta tarvitaan
1. Kartoitus	Noin viikko	Prosessikuvaus, tavoitteet, karkea tuntiarvio ja tarjous	Päätöksentekijä ja prosessien omistajat, 2–4 h yhteistä aikaa
2. Kevyt määrittely	1–2 viikkoa	Näkymäluonnokset, tietomalli, integraatiolista, tarkennettu arvio	Kommentit luonnoksiin, päätös ensimmäisen version rajauksesta
3. Ensimmäinen tuotantoversio	6–10 viikkoa (n. 170 h)	Toimiva järjestelmä ydinprosessille ja 1–2 integraatiota	Testidata, tunnukset rajapintoihin, viikoittainen 30 min katselmus
4. Testaus ja pilottikäyttö	2–4 viikkoa	Korjattu versio, käyttöohje ja koulutusmateriaali	Pilottitiimi ja 5–10 h testausaikaa henkilöä kohden
5. Koko yrityksen käyttöönotto	1–2 viikkoa	Kaikki käyttäjät järjestelmässä, tiedot siirretty, vanha tapa pois	Koulutusaika, siivottu vanha data, päätös siirtymäpäivästä
6. Jatkokehitys	Jatkuva, 8–20 h/kk	Uudet ominaisuudet, integraatiot, ylläpito ja tuki	Yhteyshenkilö ja kuukausittainen priorisointi

Vaihe 1: mitä kartoituksessa tehdään?

Kartoitus on 10–20 tunnin työ, jossa käydään läpi yrityksen nykyiset prosessit vaihe vaiheelta ja kirjataan, missä kohdissa tieto kirjoitetaan uudelleen, missä joudutaan kysymään kollegalta ja missä virheet syntyvät. Lopputulos on prosessikuvaus, lista tavoitteista tärkeysjärjestyksessä ja tarjous, josta näkee tuntimäärän ja euromäärän. Hinta on 700–1 400 € + ALV.

Kartoitus kannattaa tilata silloinkin, kun ostopäätöstä ei ole tehty. Jo tarjouksesta näkee, millainen hinta oman järjestelmän teettämiselle tulisi, ja se on tieto, jota ilman koko vertailua on vaikea tehdä. Teen tarjouksen mielelläni myös silloin, kun asiakas ei aio ostaa.

Vaihe 2: miksi määrittely pidetään kevyenä?

Kevyt määrittely tarkoittaa, että kirjataan tietomalli, näkymien luonnokset ja integraatioiden rajaukset – mutta ei satasivuista dokumenttia, jota kukaan ei lue. Raskas määrittely lukitsee päätökset hetkellä, jolloin niistä tiedetään vähiten, ja jokainen myöhempi muutos näyttää poikkeamalta suunnitelmasta.

Käytännössä hyvä määrittely mahtuu muutamaan sivuun ja muutamaan luonnoskuvaan. Sen tehtävä on varmistaa, että puhumme samasta asiasta ja että tuntiarvio on realistinen. Loput tarkennukset tehdään silloin, kun näkymä on jo ruudulla ja siitä voi sanoa mielipiteen.

Vaihe 3: mitä ensimmäinen tuotantoversio sisältää?

Ensimmäinen tuotantoversio sisältää järjestelmän ytimen ja yhdestä kahteen tärkeintä integraatiota. Se on työmäärältään noin 170 tuntia eli alkaen noin 12 000 € + ALV. Oleellista on sana tuotanto: versio ei ole demo eikä prototyyppi, vaan sillä tehdään oikeaa työtä oikealla datalla.

Rajaus tehdään yhden prosessin ympärille, yleensä sen, jossa on eniten päivittäistä toistoa. Kaikki muu jätetään myöhempään. Tämä tuntuu usein liian vähältä, mutta se on juuri se päätös, joka pitää aikataulun kasassa. Esimerkki yhden prosessin mallintamisesta alusta loppuun löytyy oppaasta tuotteen elinkaari ERP:ssä.

Vaihe 4: miten testaus ja pilotti toteutetaan?

Pilotti yhdellä tiimillä paljastaa ne ongelmat, joita kukaan ei keksi kokoushuoneessa, ja tekee sen silloin kun korjaaminen on vielä halpaa. Pilottitiimi käyttää järjestelmää oikeaan työhön kahdesta neljään viikkoa rinnakkain vanhan tavan kanssa, jolloin virheet eivät kaada koko yrityksen toimintaa. Pilotista syntyy myös ensimmäiset sisäiset osaajat, jotka opettavat muut käyttöön paremmin kuin ulkopuolinen kouluttaja koskaan pystyisi.

Pilottitiimiksi kannattaa valita se ryhmä, joka tekee prosessia eniten – ei se, joka suhtautuu muutokseen myönteisimmin. Kriittinen käyttäjä löytää ongelmat nopeammin, ja kun hänet on saatu vakuuttuneeksi, muun organisaation vakuuttaminen on helppoa.

Vaihe 5: miten koko yrityksen käyttöönotto tehdään?

Koko yrityksen käyttöönotto on lyhyt vaihe, jos edelliset on tehty kunnolla. Käytännössä valitaan siirtymäpäivä, ajetaan lopullinen datan siirto sitä edeltävänä iltana, pidetään lyhyet koulutukset käyttäjäryhmittäin ja olen itse tavoitettavissa ensimmäiset päivät tavallista tiiviimmin. Vanha tapa suljetaan samalla, koska rinnakkaiskäyttö pidempään kuin muutaman viikon johtaa aina siihen, että osa jää vanhaan.

Vaihe 6: mitä tapahtuu käyttöönoton jälkeen?

Käyttöönoton jälkeen alkaa jatkokehitys, joka on tyypillisesti 8–20 tuntia kuukaudessa eli 560–1 400 euroa kuukaudessa lisättynä arvonlisäverolla. Ensimmäiset kuukaudet menevät pieniin korjauksiin ja käytettävyyden hiomiseen, koska oikea käyttö paljastaa aina asioita, joita testaus ei paljastanut. Sen jälkeen kuukausityö kääntyy uusiin ominaisuuksiin ja integraatioihin, ja järjestelmä kehittyy samaa tahtia kuin liiketoiminta.

Mitä asiakkaalta vaaditaan ERP-projektissa?

Asiakkaalta tarvitaan neljä asiaa: yksi päätöksentekijä jolla on valtuudet päättää, prosessien omistajat jotka tietävät miten työ oikeasti tehdään, testidata eli oikeita tilauksia ja tuotteita eikä keksittyjä esimerkkejä, sekä aikaa testaukseen. Aikaa kuluu tyypillisesti kartoitukseen 2–4 tuntia, määrittelyn kommentointiin muutama tunti ja pilottivaiheessa 5–10 tuntia henkilöä kohden. Tämä on projektin tärkein resurssi, ja sen puute on yleisin syy siihen, että aikataulu venyy.

Päätöksentekijän rooli ansaitsee oman huomionsa. Kehitystyö pysähtyy aina, jos yksinkertaiseen kysymykseen ei saada vastausta viikossa. Käytännössä toimivin järjestely on yksi nimetty henkilö, joka voi päättää itse ja joka on tavoitettavissa viikon sisällä. Komitea ei sovi tähän rooliin.

Prosessien omistajat ovat ne ihmiset, jotka tekevät työn joka päivä. Heidän tietonsa on korvaamatonta, koska kirjattu prosessi ja todellinen prosessi eroavat lähes aina toisistaan – ja järjestelmä on rakennettava todellisen mukaan. Yksi tunti varastotyöntekijän kanssa hyllyjen välissä on arvokkaampi kuin kolme tuntia kokoushuoneessa.

Miten vanhat tiedot siirretään Excelistä ja vanhoista järjestelmistä?

Tiedot siirretään kolmessa erässä: ensin perustiedot kuten tuotteet, asiakkaat ja toimittajat, sitten avoimet tapahtumat kuten keskeneräiset tilaukset ja varastosaldot, ja lopuksi historia siltä osin kuin sitä oikeasti tarvitaan. Siirto kannattaa ajaa harjoituksena vähintään kahdesti ennen todellista käyttöönottoa, jotta virheelliset rivit ehditään korjata rauhassa. Suurin työ ei ole siirto vaan siivous, koska vanhoissa Excel-tiedostoissa on lähes aina kaksoiskappaleita, puuttuvia kenttiä ja eri tavoin kirjoitettuja nimiä.

Historian osalta kannattaa olla armoton. Kymmenen vuoden tilaushistorian siirtäminen uuteen järjestelmään maksaa paljon ja tuottaa harvoin vastaavaa hyötyä. Useimmiten riittää, että vanha järjestelmä tai Excel-arkisto säilytetään lukutilassa ja uuteen siirretään avoimet tapahtumat sekä yhden tai kahden vuoden historia. Datan siirto on tyypillisesti 15–40 tunnin työ eli 1 050–2 800 € + ALV riippuen lähteiden määrästä ja siitä, kuinka siistiä data on.

Miten koulutus ja dokumentointi hoidetaan?

Räätälöidyssä järjestelmässä koulutustarve on pieni, koska näkymät on tehty juuri niitä työvaiheita varten joita käyttäjä tekee, eikä ruudulla ole kenttiä joita yrityksessä ei käytetä. Käytännössä riittää yksi tunnin mittainen läpikäynti käyttäjäryhmää kohden sekä lyhyt kirjallinen ohje ja muutama ruutukaappaus tavallisimmista työnkuluista. Paras koulutus on kuitenkin pilottivaihe, jossa muutama työntekijä oppii järjestelmän oikeassa työssä ja opastaa sitten kollegansa.

Dokumentointi kannattaa pitää kevyenä mutta kahdessa tasossa. Käyttäjille riittää lyhyt ohje työnkulkua kohden. Yritykselle itselleen tarvitaan lisäksi tekninen kuvaus siitä, mihin järjestelmä on asennettu, mitkä integraatiot ovat käytössä, missä varmuuskopiot ovat ja kenen tunnuksilla mihinkin päästään. Tämä toinen taso on se, joka unohtuu ja jota kaivataan silloin kun sitä ei ole.

Miksi ERP-projektit epäonnistuvat?

Yleisimmät syyt ovat paisuva määrittely, päätöksentekijän puuttuminen, kaiken käyttöönotto kerralla, datan siirron aliarviointi, käyttäjien jättäminen ulkopuolelle ja jatkokehityksen unohtaminen käyttöönoton jälkeen. Vaiheittainen eteneminen poistaa jokaisen näistä: määrittely pidetään kevyenä ja päätöksiä tehdään vasta kun ne ovat ajankohtaisia, ensimmäinen versio rajataan yhteen prosessiin, data siirretään harjoitusajoilla ja käyttäjät ovat mukana pilotista alkaen. Seitsemäs syy on toimittajan katoaminen käyttöönoton jälkeen, ja siihen varaudutaan sopimalla jatkokehityksestä kuukausityönä jo etukäteen.

Epäonnistumisen syy	Miten vaiheistus estää sen
Määrittely paisuu ja projekti ei käynnisty	Määrittely on kevyt ja kestää 1–2 viikkoa, loput tarkennetaan matkan varrella
Päätöksiä ei saada, aikataulu venyy	Yksi nimetty päätöksentekijä sovitaan jo kartoituksessa
Kaikki otetaan käyttöön kerralla ja mikään ei toimi	Ensimmäinen versio rajataan yhteen prosessiin ja pilotoidaan yhdellä tiimillä
Vanha data osoittautuu sotkuiseksi vasta lopussa	Datan siirto harjoitellaan vähintään kahdesti ennen käyttöönottoa
Käyttäjät eivät halua käyttää järjestelmää	Näkymät suunnitellaan prosessin omistajien kanssa ja pilotti antaa vaikuttaa
Järjestelmä jää jälkeen liiketoiminnasta	Jatkokehitys sovitaan kuukausityönä 8–20 h/kk jo ennen käyttöönottoa
Toimittaja katoaa käyttöönoton jälkeen	Koodi ja ympäristöt ovat asiakkaan omat ja dokumentoitu, jatkosta sovitaan etukäteen

Kuinka kauan ERP-järjestelmän käyttöönotto kestää?

Kartoituksesta tarjoukseen menee noin viikko, päätöksestä ensimmäiseen tuotantoversioon tyypillisesti kahdesta neljään kuukautta ja laajempi kokonaisuus useilla integraatioilla neljästä kahdeksaan kuukautta. Yhdessä toteutuneessa projektissa asiakas pyysi tarjousta maaliskuun puolivälissä, ilmoitti huhtikuun alussa haluavansa ostaa ja järjestelmä otettiin käyttöön koko yrityksessä 25. toukokuuta. Päätöksestä tuotantoon kului siis noin kymmenen viikkoa ja tarjouspyynnöstä noin kaksi ja puoli kuukautta.

Tämä on mahdollista siksi, että ohjelmistokehityksen hinnat ja kestot ovat romahtaneet. Aiemmin vastaava järjestelmä vaati kokonaisen tiimin ja noin vuoden, mikä tarkoitti satojen tuhansien eurojen hanketta. Nykyään yksi kokenut kehittäjä vie vastaavan järjestelmän tuotantoon loppukäyttäjille muutamassa kuukaudessa. Juuri tästä syystä 1–10 miljoonan euron liikevaihdon pk-yritykset ovat alkaneet rakennuttaa omia toiminnanohjausjärjestelmiään.

Aikataulun pullonkaula on lähes aina asiakkaan pää, ei kehittäjän. Rajapintatunnusten saaminen kolmannelta osapuolelta, testidatan järjestäminen ja päätösten tekeminen vievät kalenteriaikaa. Siksi kannattaa varata nimetty henkilö vastaamaan näistä heti projektin alussa.

Usein kysytyt kysymykset ERP-käyttöönotosta

Mitkä ovat ERP-projektin vaiheet?

ERP-projektissa on kuusi vaihetta: kartoitus, kevyt määrittely, ensimmäinen tuotantoversio, testaus ja pilottikäyttö, koko yrityksen käyttöönotto sekä jatkokehitys. Kartoitus ja määrittely vievät yhdessä 10–20 tuntia, ensimmäinen tuotantoversio noin 170 tuntia ja jatkokehitys tyypillisesti 8–20 tuntia kuukaudessa. Vaiheistuksen koko idea on, että jokainen vaihe tuottaa jotain käyttökelpoista ja jokaisen vaiheen jälkeen voi pysähtyä ja arvioida, kannattaako jatkaa.

Kuinka kauan ERP-järjestelmän käyttöönotto kestää?

Kartoituksesta tarjoukseen menee noin viikko, päätöksestä ensimmäiseen tuotantoversioon tyypillisesti kahdesta neljään kuukautta ja laajempi kokonaisuus useilla integraatioilla neljästä kahdeksaan kuukautta. Yhdessä toteutuneessa projektissa asiakas pyysi tarjousta maaliskuun puolivälissä, ilmoitti huhtikuun alussa haluavansa ostaa ja järjestelmä otettiin käyttöön koko yrityksessä 25. toukokuuta. Päätöksestä tuotantoon kului siis noin kymmenen viikkoa ja tarjouspyynnöstä noin kaksi ja puoli kuukautta.

Mitä asiakkaalta vaaditaan ERP-projektissa?

Asiakkaalta tarvitaan neljä asiaa: yksi päätöksentekijä jolla on valtuudet päättää, prosessien omistajat jotka tietävät miten työ oikeasti tehdään, testidata eli oikeita tilauksia ja tuotteita eikä keksittyjä esimerkkejä, sekä aikaa testaukseen. Aikaa kuluu tyypillisesti kartoitukseen 2–4 tuntia, määrittelyn kommentointiin muutama tunti ja pilottivaiheessa 5–10 tuntia henkilöä kohden. Tämä on projektin tärkein resurssi, ja sen puute on yleisin syy siihen, että aikataulu venyy.

Miten vanhat tiedot siirretään Excelistä ja vanhoista järjestelmistä?

Tiedot siirretään kolmessa erässä: ensin perustiedot kuten tuotteet, asiakkaat ja toimittajat, sitten avoimet tapahtumat kuten keskeneräiset tilaukset ja varastosaldot, ja lopuksi historia siltä osin kuin sitä oikeasti tarvitaan. Siirto kannattaa ajaa harjoituksena vähintään kahdesti ennen todellista käyttöönottoa, jotta virheelliset rivit ehditään korjata rauhassa. Suurin työ ei ole siirto vaan siivous, koska vanhoissa Excel-tiedostoissa on lähes aina kaksoiskappaleita, puuttuvia kenttiä ja eri tavoin kirjoitettuja nimiä.

Miksi pilottikäyttö yhdellä tiimillä kannattaa?

Pilotti yhdellä tiimillä paljastaa ne ongelmat, joita kukaan ei keksi kokoushuoneessa, ja tekee sen silloin kun korjaaminen on vielä halpaa. Pilottitiimi käyttää järjestelmää oikeaan työhön kahdesta neljään viikkoa rinnakkain vanhan tavan kanssa, jolloin virheet eivät kaada koko yrityksen toimintaa. Pilotista syntyy myös ensimmäiset sisäiset osaajat, jotka opettavat muut käyttöön paremmin kuin ulkopuolinen kouluttaja koskaan pystyisi.

Miksi ERP-projektit epäonnistuvat?

Yleisimmät syyt ovat paisuva määrittely, päätöksentekijän puuttuminen, kaiken käyttöönotto kerralla, datan siirron aliarviointi, käyttäjien jättäminen ulkopuolelle ja jatkokehityksen unohtaminen käyttöönoton jälkeen. Vaiheittainen eteneminen poistaa jokaisen näistä: määrittely pidetään kevyenä ja päätöksiä tehdään vasta kun ne ovat ajankohtaisia, ensimmäinen versio rajataan yhteen prosessiin, data siirretään harjoitusajoilla ja käyttäjät ovat mukana pilotista alkaen. Seitsemäs syy on toimittajan katoaminen käyttöönoton jälkeen, ja siihen varaudutaan sopimalla jatkokehityksestä kuukausityönä jo etukäteen.

Mitä tapahtuu käyttöönoton jälkeen?

Käyttöönoton jälkeen alkaa jatkokehitys, joka on tyypillisesti 8–20 tuntia kuukaudessa eli 560–1 400 euroa kuukaudessa lisättynä arvonlisäverolla. Ensimmäiset kuukaudet menevät pieniin korjauksiin ja käytettävyyden hiomiseen, koska oikea käyttö paljastaa aina asioita, joita testaus ei paljastanut. Sen jälkeen kuukausityö kääntyy uusiin ominaisuuksiin ja integraatioihin, ja järjestelmä kehittyy samaa tahtia kuin liiketoiminta.

Tarvitaanko ERP-käyttöönottoon erillinen koulutus?

Räätälöidyssä järjestelmässä koulutustarve on pieni, koska näkymät on tehty juuri niitä työvaiheita varten joita käyttäjä tekee, eikä ruudulla ole kenttiä joita yrityksessä ei käytetä. Käytännössä riittää yksi tunnin mittainen läpikäynti käyttäjäryhmää kohden sekä lyhyt kirjallinen ohje ja muutama ruutukaappaus tavallisimmista työnkuluista. Paras koulutus on kuitenkin pilottivaihe, jossa muutama työntekijä oppii järjestelmän oikeassa työssä ja opastaa sitten kollegansa.

Yhteenveto

Räätälöidyn ERP-järjestelmän käyttöönotto ei ole vuoden mittainen hanke vaan sarja lyhyitä vaiheita, joista jokainen tuottaa jotain käyttökelpoista. Kartoitus maksaa 700–1 400 € + ALV ja kertoo, kannattaako projekti. Ensimmäinen tuotantoversio on noin 170 tuntia eli alkaen noin 12 000 € + ALV. Koko kokonaisuus integraatioineen asettuu tyypillisesti välille 15 000–40 000 € + ALV, ja lopullinen hinta riippuu integraatioista, käyttäjämääristä ja prosessien määrästä.

Onnistumisen tärkein yksittäinen tekijä ei ole tekninen. Se on se, että yrityksessä on yksi ihminen, joka voi päättää, ja muutama ihminen, joilla on aikaa testata. Jos nämä löytyvät, aikataulut pitävät. Datastorm Oy ja Miko Axel Kallio rakentavat räätälöityjä toiminnanohjausjärjestelmiä pk-yrityksille juuri tällä mallilla.

Lue myös

• Räätälöity ERP vs valmis ERP – kumpi kannattaa?
• Milloin oma ERP-järjestelmä kannattaa?
• ERP-projektin hinta ja aikataulu
• ERP-integraatiot: varasto, laskutus ja verkkokauppa
• Tuotteen elinkaari ERP:ssä – myynnistä toimitukseen ja takuupalautukseen
• Räätälöity ERP kilpailuetuna
• Räätälöity toiminnanohjausjärjestelmä palveluna →
• Ohjelmistokehitys palveluna →