ERP-opas

Räätälöity ERP kilpailuetuna – kun oma järjestelmä muuttuu tavaksi tehdä asioita

Väitän, että jos toiminnanohjausjärjestelmän rakentaa oikeasti räätälöiden omaan liiketoimintaan, siitä voi syntyä todella kova kilpailuetu. Tässä oppaassa käyn läpi, mistä se etu syntyy, miten se voi laajentua asiakkaiden käyttöön – ja milloin se jää kokonaan syntymättä.

Olen Miko Axel Kallio ja rakennan Datastorm Oy:ssä räätälöityjä toiminnanohjausjärjestelmiä pk-yrityksille. Tänä vuonna rakennan kolmatta. Tämä opas käsittelee sitä kysymystä, joka nousee esiin yleensä vasta projektin puolivälissä: mitä oma järjestelmä oikeasti tuo yritykselle sen lisäksi, että se säästää muutaman työtunnin viikossa. Vastaus on suurempi kuin useimmat odottavat, mutta se ei päde kaikkiin yrityksiin – ja sanon tässä oppaassa myös sen, keihin se ei päde.

Miksi valmisjärjestelmä ei tuota kilpailuetua?

Aloitetaan yksinkertaisesta logiikasta. Valmis toiminnanohjausjärjestelmä on tuote, jota myydään kaikille. Jos se antaisi sinulle etua, se antaisi saman edun myös kilpailijallesi heti kun hän maksaa saman kuukausimaksun. Lisenssillä ostettu ominaisuus ei siis voi olla kilpailuetu, koska se on kaikkien ostettavissa samalla hinnalla. Se on kilpailukyvyn perustaso, ei erottautumista.

Tämän päälle tulee toinen ongelma. Valmisratkaisut tekevät asiat vähän sinne päin – eivät juuri niin kuin yritys oikeasti tarvitsee. Se ei ole neutraali asia, vaan se lisää työtä. Kun kenttä ei vastaa sitä tietoa, jota työntekijä tarvitsee, tieto kirjataan lisätietoihin vapaana tekstinä. Kun tilaustyypille ei löydy oikeaa vaihtoehtoa, syntyy Excel, jota pidetään järjestelmän rinnalla. Kun raportti ei näytä oikeaa lukua, se kootaan käsin kuukauden lopussa. Nämä eivät ole yksittäisiä kiusallisia yksityiskohtia, vaan ne ovat pysyviä rutiineja, jotka pyörivät niin kauan kuin järjestelmä on käytössä.

Vasta-argumentti tähän on tavallisesti se, että markkinoilla on valmisjärjestelmiä, jotka taipuvat vaikka mihin. Se on totta. Niissä on omat kaavakielet, työnkulkumoottorit ja lisäkenttäeditorit, joilla lähes mikä tahansa prosessi voidaan mallintaa. Mutta joustavuus maksetaan monimutkaisuutena: kun järjestelmä taipuu kaikkeen, sen käyttäminen alkaa itsessään olla haastavaa. Käyttöliittymä täyttyy kentistä, jotka ovat olemassa jonkun toisen asiakkaan takia. Perehdytys pitenee. Konfiguraatio muuttuu vähitellen sellaiseksi, että sen ymmärtää vain yksi konsultti, ja jokainen muutos ostetaan häneltä. Lopputulos on järjestelmä, jota kenenkään ei ole helppo käyttää – eikä hankalasti käytettävä järjestelmä ole kenenkään kilpailuetu.

Mistä kilpailuetu oikeasti syntyy?

Kilpailuetu ei synny ominaisuuksien määrästä. Se syntyy siitä, kuinka monta työvaihetta teillä on prosessissa verrattuna siihen, kuinka monta niitä on kilpailijalla. Jokainen poistettu työvaihe on nopeampi toimitus, pienempi virhemahdollisuus ja halvempi tilaus käsitellä. Kun tämä toistuu tuhansia kertoja vuodessa, ero ei ole kosmeettinen.

Otetaan konkreettinen esimerkki, jollaisia näissä projekteissa käsitellään käytännössä aina. Tuotteen elinkaari myyntiin otosta loppuasiakkaalle sisältää suunnilleen nämä vaiheet: hyväksyntä, tarkistus, tuotteen avaus, tarroitus, rahtikirjan tulostus ja toimitus. Jos tuote vioittuu, mukaan tulee vielä takuupalautus ja korvaavan tuotteen toimitus. Matkalla on paljon rutiinia, jossa selvitellään kollegoilta, mistä paketti on tullut, kuka sen on avannut, kenelle se on toimitettu ja millä tarralla se on merkitty.

Tämä selvittelytyö on se kohta, jossa raha oikeasti palaa. Kyse ei ole tiedon puutteesta – tieto on olemassa, se ei vain ole järjestelmässä siinä muodossa, jossa sitä tarvitaan. Kun sama ketju rakennetaan räätälöiden, jokainen vaihe kirjautuu automaattisesti sinne, missä se kuuluu näkyä, ja kysymys "kuka tämän avasi" muuttuu yhdeksi katseeksi näytölle. Kilpailija, joka kysyy saman asian puhelimessa, häviää tässä joka päivä muutaman minuutin kerrallaan.

Toinen, hieman epäintuitiivinen lähde on yksinkertaisuus. Kun tehdään customina juuri se, mitä yritys tarvitsee, syntyy usein yksinkertaisempi sovellus kuin valmisratkaisu. Näkymässä on vain ne kentät, joita käytetään, ja vain ne napit, jotka vastaavat oikeita työvaiheita. Se tarkoittaa lyhyempää perehdytystä, vähemmän virheitä ja sen, että uusi työntekijä on tuottava nopeammin. Kasvavassa yrityksessä perehdytysnopeus on kilpailuetu ihan itsessään.

Mitä kilpailijasi voi kopioida – ja mitä ei?

Tämä on hyödyllisin tapa hahmottaa asia. Kysy jokaisesta järjestelmän osasta, kuinka nopeasti kilpailija voi hankkia saman.

Asia	Voiko kilpailija kopioida?	Miksi
Valmisohjelmiston lisenssi	Kyllä, samana päivänä	Tuote on kaikkien ostettavissa samalla hinnalla
Yksittäinen ominaisuus	Kyllä, muutamassa kuukaudessa	Nähtävissä oleva toiminto on suoraviivainen teettää myös muualla
Hinta	Kyllä, heti	Hinnalla kilpailu on aina jäljiteltävissä ja se syö katteen
Prosessi, jossa on kolmasosa vähemmän työvaiheita	Ei helposti	Kilpailija ei tiedä, mitkä vaiheet teiltä on poistettu eikä miten
Kirjattu tieto vuosien takaa	Ei	Historiaa ei voi ostaa; se kertyy vain käyttämällä järjestelmää
Järjestelmä, jota myös asiakkaasi käyttävät	Ei	Asiakas ei vaihda toimittajaa, jos toimintatapa vaihtuisi samalla
Toimialan standardiprosessi	Ei tarvitse – hänellä on se jo	Standardin räätälöinti ei tuota etua, joten älä maksa siitä

Taulukon viimeinen rivi on yhtä tärkeä kuin muut. Räätälöinti kannattaa kohdistaa vain niihin prosesseihin, jotka eroavat kilpailijoiden tavasta toimia. Kaikki muu on halvempaa ostaa valmiina.

Miten oma ERP muuttuu tavaksi tehdä asioita?

Käyttöönoton jälkeen tapahtuu jotakin, mitä on vaikea nähdä etukäteen tarjouspaperista. Järjestelmä lakkaa olemasta työkalu ja muuttuu yrityksen toimintatavaksi. Kun tilaus kulkee aina saman polun läpi ja jokainen vaihe kirjautuu, prosessi ei enää elä ihmisten muistissa vaan järjestelmässä. Tällä on kolme seurausta.

• Hiljainen tieto muuttuu näkyväksi. Kun kokenut työntekijä on lomalla tai vaihtaa työpaikkaa, prosessi ei mene sekaisin, koska tieto ei ole enää vain hänen päässään.
• Laatu tasaantuu. Kaikki tekevät saman työn samalla tavalla, koska järjestelmä ohjaa vaiheesta seuraavaan. Poikkeamat näkyvät heti, eivät kolme viikkoa myöhemmin asiakkaan reklamaationa.
• Kasvu ei vaadi samassa suhteessa lisää väkeä. Kun tilausmäärä kaksinkertaistuu, työmäärä ei kaksinkertaistu, koska rutiini on järjestelmän vastuulla. Tämä on se kohta, jossa moni pk-yritys huomaa vanhan järjestelmänsä olleen kasvun este.

Tästä syntyy myös se ero, joka näkyy asiakkaalle päin. Kun toimitukset menevät perille luvatussa ajassa ja jokaiseen kysymykseen pystytään vastaamaan heti, asiakas ei ole tekemisissä ohjelmiston kanssa – hän on tekemisissä yrityksen kanssa, joka vaikuttaa poikkeuksellisen järjestelmälliseltä. Sitä mielikuvaa ei saa ostettua markkinoinnilla.

Voiko omaa ERP:iä avata asiakkaille?

Kyllä, ja tässä on kilpailuedun vahvin muoto. Yhdessä toteuttamassani järjestelmässä myös asiakkaan omat asiakkaat käyttävät samaa ERP-järjestelmää. Kun asiakas kirjautuu sisään ja näkee omat tilauksensa, niiden vaiheet, toimitustiedot ja takuutapaukset ilman että kenellekään tarvitsee soittaa, järjestelmästä tulee parhaimmillaan tapa tai standardi tehdä asioita, jota kilpailijat eivät pysty tarjoamaan.

Vaikutus on kaksisuuntainen. Asiakas säästää aikaa, koska hänen ei tarvitse kysyä mitään erikseen. Sinä säästät aikaa, koska kysymyksiä tulee vähemmän ja tilaukset saapuvat valmiiksi oikeassa muodossa eikä vapaamuotoisina sähköposteina, jotka joku kirjaa käsin. Kun asiakkaan oma työprosessi alkaa nojata sinun järjestelmääsi, toimittajan vaihtaminen tarkoittaisi hänelle myös oman toimintatavan vaihtamista. Se on aivan eri asia kuin hinnan vertailu.

Tässä on kuitenkin muutama reunaehto, jotka kannattaa hoitaa kunnolla ennen kuin ovi avataan ulospäin.

• Käyttöoikeudet ensin. Asiakas näkee vain oman datansa. Tämä pitää suunnitella tietomalliin alusta asti, ei liimata päälle jälkikäteen.
• Käytettävyys ratkaisee. Sisäisessä käytössä hankalan näkymän kanssa pärjätään perehdytyksellä. Asiakas ei käy perehdytystä, joten asiakasnäkymä on tehtävä huomattavasti yksinkertaisemmaksi kuin sisäinen.
• Tuki ja tavoitettavuus. Kun asiakkaasi käyttää järjestelmää, katkos on asiakaspalveluongelma eikä vain sisäinen harmi. Ylläpidon taso pitää sopia sen mukaan.
• Aloita kevyestä. Ensimmäinen versio voi olla pelkkä tilausten seurantanäkymä. Sitä kannattaa laajentaa vasta sen perusteella, mitä asiakkaat siitä oikeasti kysyvät.

Milloin kilpailuetu EI synny?

Tämä osio on oppaassa siksi, että myyn tätä työtä. Jos kertoisin vain hyvät puolet, et voisi luottaa muuhunkaan tekstiin. Näissä kolmessa tilanteessa räätälöity ERP ei tuota kilpailuetua, ja sanon sen myös kartoituksessa, jos tilanne on tämä.

Prosessi on täysin geneerinen

Jos teette asiat samalla tavalla kuin kaikki muut alalla, eikä siinä ole mitään, mikä erottaisi teidät, oma järjestelmä vain toistaa toimialan yleisen mallin kalliimmalla. Silloin valmisohjelmisto on parempi valinta: toimittaja hoitaa päivitykset ja lakimuutokset, ja te käytätte rahat käyttöönoton tekemiseen kunnolla. Erityisesti kirjanpito, palkanlaskenta ja viranomaisilmoitukset kannattaa jättää valmisohjelmistolle – ne ovat säädeltyä standardia, joissa erottautumista ei edes haeta.

Yritys ei halua muuttaa mitään

Räätälöity järjestelmä tuottaa etua vain, jos prosessia uskalletaan samalla siivota. Jos lähtökohta on, että kaikki tehdään jatkossakin täsmälleen kuten ennen, lopputulos on nykyisen sekavuuden kalliimpi ja koodattu versio. Sama pätee tilanteeseen, jossa yrityksessä ei ole ketään, joka pystyy päättämään prosesseista ja määrittelemään tarpeet. Ilman päätöksiä maailman paras kehittäjä rakentaa väärän järjestelmän.

Volyymi on liian pieni

Automaation hyöty on säästetty aika kertaa toistojen määrä. Jos tilauksia on kymmenen kuukaudessa, kymmenen minuutin säästö tilausta kohden on 20 tuntia vuodessa, eikä se maksa investointia takaisin järkevässä ajassa. Käytännössä tämä tarkoittaa, että räätälöity ERP alkaa olla perusteltu vasta noin 1–10 miljoonan euron liikevaihdon kokoluokassa, ja alle sen hyvä valmisohjelmisto ja siisti Excel riittävät pitkälle. Sama pätee, jos tarve on tilapäinen: alle vuoden mittainen tarve ei ehdi tuottaa etua.

Miten kilpailuedun voi mitata?

Kilpailuetu kuulostaa abstraktilta, mutta se on mitattavissa neljällä luvulla. Mittaa nämä ennen projektia ja uudelleen noin kolme kuukautta käyttöönoton jälkeen. Tarkkuus ei ole tärkeää – suuruusluokka riittää, kun molemmat mittaukset tehdään samalla tavalla.

Mittari	Miten mitataan	Mitä se kertoo
Läpimenoaika	Tunnit tai päivät tilauksesta toimitukseen, mediaani 20 tilauksesta	Suora asiakaslupaus: kuinka nopeasti pystyt toimittamaan
Selvittelyyn kuluva aika	Montako kertaa päivässä joku kysyy kollegalta tietoa, joka pitäisi löytyä järjestelmästä	Näkyvin yksittäinen hukka ja yleensä nopeimmin korjautuva
Virheiden määrä	Väärät toimitukset, puuttuvat tarrat ja korjauslaskut sadassa toimituksessa	Laatu asiakkaan silmin ja korjaustyön kustannus
Käsityövaiheiden määrä	Laske prosessikaaviosta kohdat, joissa ihminen siirtää tietoa paikasta toiseen	Kertoo, paljonko etua on vielä jäljellä otettavaksi

Viimeinen mittari on hyödyllisin projektin ohjaamiseen. Jokainen käsin tehtävä tiedonsiirto on ehdokas seuraavaksi kehityskohteeksi, ja lista kannattaa priorisoida sen mukaan, kuinka monta kertaa vuodessa kyseinen vaihe toistuu. Näin kehitysbudjetti menee aina sinne, missä tuotto on suurin.

Jos haluat viedä mittaamisen pidemmälle, lisää mukaan yksi taloudellinen luku: montako tilausta yksi työntekijä käsittelee kuukaudessa. Kun se luku nousee ilman että kukaan tekee pidempää päivää, kilpailuetu on syntynyt ja se näkyy katteessa.

Mitä oma järjestelmä maksaa ja mistä kannattaa aloittaa?

Mielikuva hinnoista on monella vanhentunut. Aiemmin räätälöity toiminnanohjausjärjestelmä vaati kokonaisen tiimin ja noin vuoden työtä, mikä tarkoitti satojen tuhansien eurojen hanketta. Nykyään yksi kokenut kehittäjä vie vastaavan järjestelmän tuotantoon muutamassa kuukaudessa, ja hinta on kokonaan toisessa kokoluokassa. Datastormin tuntihinta on 70 € + ALV, ja hinnat asettuvat käytännössä näin.

• Kartoitus ja kevyt määrittely: 10–20 h eli 700–1 400 € + ALV. Tämän jälkeen tiedät, syntyykö teidän tapauksessa aitoa etua.
• Ensimmäinen tuotantoversio: alkaen n. 12 000 € + ALV, sisältää ytimen ja 1–2 integraatiota.
• Tyypillinen kokonaisuus integraatioineen: 15 000–40 000 € + ALV.

Aloita pienestä. Valitse yksi prosessi, jossa on eniten käsityötä ja eniten toistoja, vie se tuotantoon ja mittaa tulos. Vasta sen jälkeen kannattaa päättää, mitä laajennetaan ja avataanko järjestelmä asiakkaille. Näin investointi kohdistuu siihen, mikä on jo osoittanut tuottavansa, eikä arvaukseen. Lue lisää siitä, miten räätälöity toiminnanohjausjärjestelmä käytännössä rakennetaan, tai vertaa vaihtoehtoja oppaassa räätälöity ERP vai valmis ERP.

Tarjouksia kannattaa aina pyydellä. Teen tarjouksen mielelläni myös silloin, kun et aio ostaa: jo tarjouksesta näkee, millainen hinta oman järjestelmän teettämiselle tulisi ja onko mielikuvasi hinnoista ajan tasalla.

Usein kysytyt kysymykset

Miten räätälöity ERP tuottaa kilpailuetua?

Kilpailuetu ei synny ominaisuuksista vaan siitä, että järjestelmä poistaa työvaiheita, joita kilpailijalla on yhä jäljellä. Kun toiminnanohjausjärjestelmä on rakennettu juuri yrityksen omaan prosessiin, turhat manuaaliset kirjaukset ja kollegoilta kyselyt jäävät pois, läpimenoaika lyhenee ja sama väki hoitaa suuremman määrän tilauksia ilman virheitä. Kilpailija voi ostaa saman valmisohjelmiston lisenssin, mutta hän ei voi ostaa sinun prosessiasi.

Voivatko yrityksen omat asiakkaat käyttää räätälöityä ERP-järjestelmää?

Kyllä. Yhdessä toteuttamassani järjestelmässä myös asiakkaan omat asiakkaat käyttävät samaa ERP-järjestelmää. Kun asiakas näkee omat tilauksensa, toimitustietonsa ja takuutapauksensa suoraan järjestelmästä, järjestelmästä tulee parhaimmillaan tapa tai standardi tehdä asioita, jota kilpailijat eivät pysty tarjoamaan. Tämä vaatii huolellista käyttöoikeuksien hallintaa, koska asiakas näkee vain oman datansa.

Milloin räätälöity ERP ei tuota kilpailuetua?

Kilpailuetu jää syntymättä kolmessa tilanteessa. Jos prosessi on täysin geneerinen eli teette asiat samalla tavalla kuin kaikki muut alalla, oma järjestelmä vain toistaa saman mallin kalliimmalla. Jos yrityksessä ei haluta muuttaa mitään, järjestelmä koodataan nykyisen sekavuuden ympärille eikä hyöty realisoidu. Ja jos volyymi on liian pieni, säästetyt minuutit eivät riitä maksamaan investointia takaisin.

Miten kilpailuedun voi mitata?

Mittaa neljää lukua ennen projektia ja uudelleen kolme kuukautta käyttöönoton jälkeen: tilauksen läpimenoaika tilauksesta toimitukseen, selvittelyyn kuluva aika eli kuinka monta kertaa päivässä joku kysyy kollegalta tietoa, joka pitäisi löytyä järjestelmästä, virheiden määrä sadassa toimituksessa sekä käsityövaiheiden määrä prosessissa. Nämä neljä lukua kertovat kilpailuedusta enemmän kuin mikään ominaisuuslista.

Paljonko oman ERP-järjestelmän rakentaminen maksaa?

Kartoitus ja kevyt määrittely on 10–20 tuntia työtä eli 700–1 400 € + ALV. Ensimmäinen tuotantoversio on tyypillisesti alkaen noin 12 000 € + ALV, ja tavallinen kokonaisuus integraatioineen 15 000–40 000 € + ALV. Tuntihinta on 70 € + ALV. Kartoituksen jälkeen tiedät hinnan, aikataulun ja sen, syntyykö teidän tapauksessa aitoa kilpailuetua vai ei.

Aiheeseen liittyvää

• ERP-oppaat: räätälöity toiminnanohjausjärjestelmä pk-yritykselle
• Räätälöity ERP vai valmis toiminnanohjausjärjestelmä?
• Milloin pk-yrityksen kannattaa teettää oma ERP-järjestelmä?
• Räätälöidyn ERP-järjestelmän hinta ja aikataulu 2026
• ERP-integraatiot: varasto, laskutus ja verkkokauppa
• Räätälöity toiminnanohjausjärjestelmä palveluna →