Bureau Toimitilat – räätälöity CRM ja toimitilojen hakusivusto

Lähtötilanne ja haaste

Bureau Real Estate Finland hallinnoi tuhansia toimitilakohteita eri kanavissa: omalla verkkosivustolla, Oikotiellä, Kauppalehden Toimitiloissa ja Toimitilat.fi:ssä. Vanha järjestelmä ei enää riittänyt: kohdetiedot olivat hajallaan, julkaisukanavien hallinta oli manuaalista ja siirtymä uuteen järjestelmään vaati tuhansien kohteiden ja kuvien siirron ilman että julkinen näkyvyys katkeaa.

Asiakas tarvitsi yhden hallintapaneelin, josta kohteet hallitaan, julkaistaan valittuihin kanaviin ja näytetään julkisesti hakukoneystävällisellä sivustolla.

Ratkaisu

Rakensimme yhden kokonaisuuden kohteiden hallintaan, julkiseen hakuun ja julkaisukanaviin. Toimitukseen kuuluivat myös vanhojen tietojen siirto ja tuotantoympäristön käyttöönotto:

1. Hallintasovellus (Bref CRM)

• Toimitilojen hallinta yhdestä näkymästä (yli 3 400 kohdetta)
• Kohteiden luonti, muokkaus, suodatus ja massatoiminnot
• Julkaisukanavien hallinta: verkkosivusto, Oikotie, Toimitilat.fi / Kauppalehti
• Päämiesten, kiinteistöjen, toimistojen ja kohteiden suosikkilistojen hallinta
• Karttanäkymä, tehtävät ja käyttäjähallinta
• Node.js + Express -backend, PostgreSQL-tietokanta, Knex-migraatiot

2. Julkinen WordPress-sivusto (www.bref.fi)

• Asiakasta varten toteutettu WordPress-teema ja lisäosa
• Toimitilahaku ja kohdesivut käyttävät CRM-järjestelmän tietoja rajapinnan kautta
• Yhteydenottolomake toimitilakyselyille ja suojaus automaattisia roskapostilähetyksiä vastaan
• Asiakas voi päivittää tekstit, blogin, referenssit ja henkilöstön WP-adminissa ilman koodimuutoksia

3. Integraatiot ulkoisiin kanaviin

• Oikotie: API-integraatio kohteiden julkaisuun ja päivitykseen (monikäyttötilat → useita ilmoituksia)
• Toimitilat.fi / Kauppalehti: Alma XML -syöte, jota Alma Media hakee automaattisesti noin 3 tunnin välein
• Kanavakohtainen logiikka: esim. Kauppalehti-only-kohteet piilotetaan Toimitilat.fi-portaalista automaattisesti

4. Tietojen siirto vanhasta järjestelmästä

• Web scraping -pohjainen datan keruu vanhasta Bureau-järjestelmästä (~3 400+ kohdetta + kuvat)
• Siirtotyökalut yhtenäistivät vanhat tiedot ja tallensivat ne uuteen tietokantaan
• Tieto kohteiden aiemmista julkaisukanavista säilytettiin siirron yhteydessä
• Kohteet julkaistiin Oikotielle ja Toimitilat.fi:hin hallittuina erinä

5. Hakukoneoptimointi

• Oma SEO-toteutus (ei Yoastia): meta-tagit, Open Graph, JSON-LD (RealEstateListing, RealEstateAgent, FAQPage)
• Dynaaminen sitemap kohdesivuineen
• llms.txt sisältöjen koneellisesti luettavana tiivistelmänä
• 301-uudelleenohjaukset vanhoista bref.fi-URL:ista uuteen rakenteeseen

6. Turvallisuus ja tuotantoympäristö

• Rajapinnan käyttöä ohjataan avainpohjaisella tunnistautumisella
• Docker-pohjainen deploy Ubuntu-palvelimelle, nginx + Let's Encrypt
• Automaattiset varmuuskopiot Google Driveen
• Erilliset instanssit: julkinen sivusto (www.bref.fi) ja hallinta (hallinta.bref.fi)

Mittakaava

Järjestelmässä on yli 3 400 toimitilakohdetta. Data siirrettiin vanhasta järjestelmästä uuteen, ja kohteet julkaistiin uudelleen ilman että julkinen näkyvyys katkesi.

Lopputulos

• Yksi järjestelmä korvasi hajautetun vanhan työnkulun – kohteet hallitaan yhdestä paikasta
• Yli 3 400 kohdetta siirretty ja julkaistu uuteen järjestelmään ilman että julkinen näkyvyys katkesi
• Automaattiset integraatiot Oikotieen ja Toimitilat.fi:hin: julkaisu tapahtuu CRM:stä, ei erillisillä manuaalisilla työvaiheilla
• Hakukoneoptimoitu julkinen sivusto otettiin käyttöön bref.fi-osoitteessa vanhan sivuston tilalle
• Asiakas päivittää sisältöä itse WordPressin hallinnassa ilman ohjelmistokehittäjän apua

→ Bureau Toimitilat hallitsee nyt koko toimitilaportfolionsa yhdestä järjestelmästä ja julkaisee kohteet automaattisesti valittuihin markkinapaikkoihin.