Räätälöity varastonhallintajärjestelmä yritykselle
Missä tavara on, voiko sen jo myydä ja mitä sille pitää tehdä ennen toimitusta? Varastonhallinnan pitäisi antaa näihin vastaukset ilman erillistä selvittelyä. Tässä oppaassa seuraamme tavaran matkaa vastaanotosta toimitukseen ja katsomme, milloin valmisohjelma riittää ja milloin tarvitaan räätälöintiä.
Tavara voi olla vastaanotettu, tarkastettu, varattu tai valmis toimitettavaksi. Järjestelmän on erotettava nämä tilanteet, jotta myynti ja varasto näkevät saman tiedon. Alla käymme läpi varaston keskeiset työvaiheet ja niissä tarvittavat kirjaukset.
Tuotteiden vastaanotto
Vastaanotto alkaa ennen kuin kolli on ovella. Ostotilaus tai saapumisilmoitus kertoo, mitä pitäisi tulla. Vastaanottaja kuittaa toteutuneen määrän, ei tilattua. Ero, puute ja vaurio ovat eri tapahtumia. Ne eivät saa kadota kommenttikenttään, koska ostajan hyvitys ja toimittajan reklamaatio lähtevät niistä.
Käytännön näkymä on lyhyt. Tilausnumero tai saapuvan erän tunniste, nimike, määrä, kunto ja paikka, johon tavara viedään heti. Jos tarkastus tehdään vasta myöhemmin, vastaanotto ja tarkastus ovat kaksi tapahtumaa. Saldon ei pidä näyttää myytävää määrää, ennen kuin tarkastus on hyväksytty. Tämä yksi sääntö estää sen, että verkkokauppa myy tavaraa, joka on vielä lavalla avaamattomana.
Tuotetiedot ja nimikkeet
Nimike on varaston osoite järjestelmässä. Sillä on vähintään tunnus, nimi, yksikkö ja se, seurataanko sitä kappaleina, metreissä, kiloissa vai eränä. Tukkukaupassa samalla nimikkeellä voi olla toimittajan koodi, oma koodi ja verkkokaupan koodi. Ne ovat aliaksia, eivät kolmea tuotetta. Jos ne ovat kolme tuotetta, saldo hajoaa.
Versio ja korvaavuus kuuluvat nimikkeeseen, jos tuotetta kehitetään. Vanha versio pitää voida toimittaa huoltoon, vaikka myynti olisi jo siirtynyt uuteen. Ilman tätä takuupalautus kohdistuu väärään tuotteeseen. Tuotteen elinkaari tilauksesta takuuseen on kuvattu omassa oppaassaan. Varasto on sen ketjun fyysinen puoli.
Tuotekohtaiset työvaiheet
Kaikki nimikkeet eivät lähde hyllystä. Osa tarkistetaan, ohjelmoidaan, kootaan, tarroitetaan tai pakataan asiakkaan ohjeen mukaan ennen toimitusta. Työvaihe on nimikkeen ominaisuus, ei yleinen varastotyö. Järjestelmä näyttää keräilijälle juuri tämän tuotteen vaiheet ja estää toimituksen, jos pakollinen vaihe on tekemättä.
Tämä on tyypillinen syy rakentaa varasto osaksi yrityksenne ERP-kokonaisuutta. Valmisvarasto osaa keräilyreitin. Se ei aina osaa sääntöä, jossa tietty asiakas saa tavaran vasta kun sarjanumero on kuvattu ja tarra tulostettu hyväksytystä erästä. Sääntö on lyhyt kuvata ja kallis kiertää käsin.
Viivakoodit
Viivakoodi on tapahtuman tunniste, ei koriste. Vastaanotossa luetaan saapuva kolli tai nimike. Siirrossa luetaan lähtöpaikka ja tulopaikka. Keräilyssä luetaan tilaus ja nimike. Inventoinnissa luetaan paikka ja määrä. Jos koodi on vain nimikkeen EAN eikä paikalla tai erällä ole omaa koodia, lattialla tehdään silti valintoja käsin.
Lukija voi olla puhelin tai erillinen laite. Puhelin riittää, kun verkko on varastossa ja käsineet eivät estä kosketusta. Erillinen lukija on perusteltu, kun kylmyys, pöly tai vauhti tekee puhelimesta hitaan. Järjestelmän pitää toimia molemmilla, koska koodi on sama. Offline-tilanne pitää suunnitella, jos varaston perällä ei ole verkkoa: tapahtuma jonoutuu ja siirtyy, kun yhteys palaa. Ilman jonoa käyttäjä kirjaa luvun paperille ja järjestelmä on taas sivussa.
Varastopaikat
Paikka on hylly, lattia-alue, auto, työmaa tai tarkastuspöytä. Paikalla on osoite, jota ihminen ja koodi ymmärtävät. Kiinteä paikka sopii nimikkeelle, jota on aina samassa osoitteessa. Dynaaminen paikka sopii, kun lava menee vapaaseen lokeroon. Molemmat voivat elää samassa varastossa. Järjestelmä ei saa olettaa, että koko talo käyttää yhtä mallia.
Usea varasto on eri asia kuin usea paikka. Myymälä, keskusvarasto ja huoltoauto ovat varastoja, joiden saldo ei ole vapaasti myytävissä ristiin, ellei niin ole päätetty. Verkkokaupan saatavuus pitää lukea siitä varastosta, josta oikeasti toimitetaan.
Saldot
Yksi saldo on liian karkea. Vähintään erotetaan fyysinen määrä, varattu määrä ja myytävissä oleva määrä. Vastaanotettu mutta tarkastamaton ei ole myytävissä. Keräilty mutta lähettämätön ei ole vapaa. Huollossa oleva sarja ei ole hyllyssä. Kun nämä ovat sama luku, myynti lupaa toimituksen, jota varasto ei voi tehdä.
Saldon lähde on yksi. Jos verkkokauppa, ERP ja Excel näyttävät kolmea lukua, mikään niistä ei ole totuus. Integraatio vie muutoksen yhdestä tapahtumasta muihin järjestelmiin. Se ei synnytä uutta saldoa, jota joku korjaa yöllä käsin.
Inventointi
Koko varaston seisauttava inventointi on kallis. Kierrotinventointi laskee yhden alueen tai nimikeryhmän kerrallaan ja kirjaa eron syyn: rikki, väärä paikka, unohtunut toimitus, väärä vastaanotto. Ero ei ole pelkkä korjausrivi. Se on tapahtuma, josta näkee, toistuuko sama virhe.
Inventointinäkymä on lukijalla sama kuin siirto: paikka, nimike, laskettu määrä. Järjestelmä näyttää odotetun määrän vasta laskennan jälkeen, jos haluatte välttää sen, että laskija vahvistaa ruudulla näkyvän luvun. Tämä on pieni suunnitteluvalinta, ja se vaikuttaa siihen, onko inventointi mittaus vai vahvistus.
Varastosiirrot
Siirto on kaksi tapahtumaa, lähtö ja tulo, tai yksi tapahtuma, jolla on molemmat päät. Kesken oleva siirto ei saa kadottaa saldoa matkalta. Auto, joka vie tavaraa työmaalle, on paikka, jossa saldo näkyy, kunnes työmaa kuittaa vastaanoton. Ilman tätä keskusvaraston saldo pienenee ja työmaan saldo ei vielä kasva, ja tavara on kirjanpidollisesti kadonnut.
Sisäinen siirto hyllystä toiseen on kevyt. Siirto yrityksestä toiseen tai varastosta huoltoon vaihtaa myös omistajuuden tai tilan. Ne eivät ole sama nappi.
Jäljitettävyys
Jäljitettävyys tarkoittaa, että erästä tai sarjanumerosta näkee, mistä se tuli, missä se on ollut ja minne se meni. Takuu, reklamaatio ja mahdollinen takaisinveto tarvitsevat tämän ketjun. Kaikki nimikkeet eivät tarvitse sarjaseurantaa. Ruuvilaatikko tarvitsee saldon. Laite, jonka sarja elää huollossa vuosia, tarvitsee tunnisteen jokaiselle kappaleelle.
Jälki syntyy tapahtumista, ei erillisestä lokista, jota joku täyttää jälkikäteen. Jos vastaanotto, siirto ja toimitus kirjataan, historia on valmis. Jos ne ohitetaan kiireessä, historiaa ei voi rakentaa inventoinnilla.
ERP- ja verkkokauppaintegraatiot
Varasto ilman tilausta ja laskua on puolikas järjestelmä. Tilaus varaa saldon. Toimitus vapauttaa varauksen ja vähentää fyysisen määrän. Lasku syntyy toimituksesta, ei erillisestä muistista. Verkkokauppa lukee myytävissä olevan määrän ja saa tilan muutoksen takaisin, kun keräily etenee.
Jos taloushallinto on valmisohjelmassa, lasku tai kirjanpitoaineisto siirtyy sinne. Integraatio-oppaan julkaistu esimerkki myyntilaskujen siirrosta on 15–35 tuntia eli 1 050–2 450 € + ALV. Rahtikirja ja kuljetusliikkeen rajapinta on samassa oppaassa 15–30 tuntia. Nämä ovat rajattuja kytkentöjä, eivät koko varaston hinta. Virhetilanne pitää näkyä pääkäyttäjälle. Hiljainen epäonnistuminen on kalliimpi kuin hälytys.
Kustannukset ja käyttöönotto
Varastonhallinnan hinta määräytyy koko toimituksen mukaan: nimikkeet, paikat, saldot, vastaanotto, toimitus, tuotekohtaiset työvaiheet, sarjaseuranta ja integraatiot. Sovimme tarvittavat toiminnot ja käyttöönoton ennen kustannusarviota. Hintaopas avaa kustannustekijät ja työmääräesimerkit. Pyydä yrityksellenne tarjous valmiista kokonaisuudesta.
Käyttöönotto suunnitellaan varastonne toiminnan mukaan. Testaamme sovitun ketjun vastaanotosta toimitukseen, tarkistamme lähtösaldot ja perehdytämme käyttäjät. Mahdollinen koekäyttö on osa toimituksen varmistamista. Saatte koko sovitun järjestelmän käyttövalmiina, ja ylläpidosta sovitaan käyttöönoton yhteydessä.
Arvioi hankkeen kokoluokka
Kuvaile työnkulku, käyttäjät ja tarvittavat integraatiot. Saat suuntaa antavan arvion ilman yhteystietoja.
Usein kysytyt kysymykset
Milloin valmisvarasto riittää?
Kun nimike, yksikkö, hyllypaikka ja keräily ovat toimialan perusmallia eikä niiden vieressä elä omaa työvaihetta tai erillistä taulukkoa. Silloin valmisohjelman varastomoduuli on nopeampi kuin oman rakentaminen.
Mitä räätälöity varasto maksaa?
Hinta riippuu varastojen määrästä, tarvittavasta seurannasta, työnkuluista ja integraatioista. Arvio kattaa koko sovitun toimituksen käyttöönottoineen. Tarkemman arvion saat maksuttomasta kartoituksesta; hintaopas ja hintalaskuri auttavat hahmottamaan kustannuksia.
Miten saldo pysyy samana verkkokaupassa ja varastossa?
Yksi järjestelmä on saldon lähde. Verkkokauppa lukee myytävissä olevan määrän ja saa tilamuutokset takaisin. Varattu, tarkastamaton ja myytävissä oleva määrä pidetään erillään, jotta kauppa ei myy tavaraa, jota ei voi toimittaa.
Tarvitaanko viivakoodit heti?
Vastaanottoon, siirtoon ja inventointiin koodi kannattaa laittaa heti, jos tapahtumia on paljon. Ilman koodia käyttäjä valitsee nimikkeen listasta, ja väärä rivi on tavallinen virhe. Puhelin riittää alkuun, jos verkko ja käyttötilanne sen sallivat.
Lue myös
Haluatko soveltaa tätä omaan yritykseesi?
Kerro, mitä yrityksenne järjestelmän pitäisi hoitaa. Käymme läpi tarpeen ja arvioimme sopivan kokonaisuuden. Ensikeskustelu ja tarjous ovat maksuttomia; mahdollisesta erillisestä määrittelytyöstä sovitaan etukäteen.
Datastormin ERP-toimitukseen kuuluvat sovittu suunnittelu, toteutus ja käyttöönotto. Ylläpito ja myöhempi jatkokehitys sovitaan erikseen. Tutustu ERP-toimituksen sisältöön.