ERP-järjestelmän kokonaiskustannukset viidessä vuodessa
ERP-tarjouksia on vaikea verrata, jos yhdessä näkyy lisenssi ja toisessa käyttöönottoprojekti. Viiden vuoden laskelma kokoaa samalle viivalle hankinnan, ylläpidon, muutokset ja käsin tehtävän työn. Tästä oppaasta saat rungon oman vertailun tekemiseen.
Täytä alla olevat kustannuserät oman yrityksesi ja saamiesi tarjousten tiedoilla. Esimerkit havainnollistavat laskentatapaa Datastormin julkaistuilla hinnoilla ja valmistajien päivätyillä lisenssitiedoilla. Puuttuvaa erää ei kannata merkitä nollaksi, vaan selvittää se ennen päätöstä.
Lisenssit
Valmisohjelmassa lisenssi on usein käyttäjäkohtainen ja jatkuu niin kauan kuin järjestelmää käytetään. Business Centralin Suomen hinta 16.10.2026 on Essentials 69,30 € ja Premium 95,30 € käyttäjää kohti kuukaudessa, vuosimaksulla ja ilman ALV:a. Odoon hintasivu on dollareissa: Standard US$ 31.10 ja US$ 38.90, Custom US$ 61.00 ja US$ 76.20 käyttäjää kohti kuukaudessa. Alennuksen kesto on 12 kuukautta alussa tilatuille käyttäjille. Lemonsoftin ajantasaista eurohintaa emme toista, koska sitä ei varmennettu. Omassa järjestelmässä käyttäjälisenssiä ei ole.
Lisenssi viideltä vuodelta on käyttäjät × kuukausihinta × 60, ellei hinta muutu. 15 Essentials-käyttäjää on 62 370 € ilman ALV:a. Tämä on pelkkä lisenssi. Se ei sisällä käyttöönottoa.
Käyttöönotto
Käyttöönotto kattaa sovitut asetukset, tietojen siirron, testauksen ja käyttäjien perehdytyksen. ERP-toimituksen kustannukset arvioidaan koko käyttövalmiille kokonaisuudelle. Datastormin yhden työnkulun työmääräesimerkki on noin 170 tuntia. Laskentaesimerkin hinta on 11 900 € + ALV. Oman hankkeen hinta arvioidaan tarvittavan toimitussisällön perusteella. Kirjallinen määrittely ennen tätä on 10–20 tuntia eli 700–1 400 € + ALV. Maksuton kartoitus on keskustelu ja arvio, ei tätä työtä.
Valmisohjelman käyttöönoton hinta tulee kumppanilta. Sitä ei ole Microsoftin tai Odoon lisenssisivulla. Pyydä tunnit erikseen, jotta viiden vuoden summaan ei jää nimetöntä projektia.
Integraatiot
Integraatio siirtää tilauksen, saldon, laskun tai rahtikirjan. Hinta riippuu rajapinnasta. Suuntaa antavia laskentaesimerkkejä: myyntilaskujen siirto 15–35 tuntia eli 1 050–2 450 €, rahtikirja 15–30 tuntia eli 1 050–2 100 €, tiedostosiirto vanhaan järjestelmään 8–20 tuntia eli 560–1 400 €. Yhden työnkulun noin 170 tunnin työmääräesimerkki voi sisältää 1–2 tällaista kytkentää. Kaikki valmiin toimituksen tarvitsemat integraatiot sovitaan mukaan tarjoukseen. Esimerkin integraatiomäärä ei rajoita toimitettavaa ERP-kokonaisuutta.
Viiden vuoden kuluun kuuluu myös integraation ylläpito, kun toinen pää vaihtaa versiota. ERP Caressa pieni korjaus voi mahtua kuukausitunteihin. Uusi rajapinta ei mahdu.
Räätälöinti
Valmisohjelmassa räätälöinti on Studio, AL-laajennus, Power Apps tai Python-moduuli. Se on mahdollista, ja sen ylläpito on eri lasku kuin lisenssi. Odoo sanoo suoraan, että asiakaskohtaisen koodin ylläpito ei sisälly suunnitelmaan. Business Centralin hintasivu sisältää mukautukset ja laajennettavuuden lisenssin ominaisuutena, mutta ei kumppanin työtunteja.
Omassa järjestelmässä räätälöinti kuuluu itse tuotteeseen. Datastorm toimittaa sovitut toiminnot ja integraatiot käyttövalmiina. Käyttöönoton jälkeen syntyvät uudet tarpeet sovitaan erikseen; alkuperäiseen toimitukseen kuuluvia toimintoja ei siirretä jatkokehityslaskulle.
Datan migraatio
Migraatio on nimikkeet, avoimet tilaukset, saldot, asiakkaat ja keskeneräiset työt. Tuntimäärää ei voi luvata ennen kuin nähdään, kuinka siistiä vanha data on. Hintaopas sanoo, että datan kunto siirtää aikataulua, ja että siivous on tilaajan asiantuntemusta. Toimittaja voi rakentaa siirron. Te päätätte, mikä rivi on oikea.
Jättäkää viiden vuoden laskelmaan erillinen rivi migraatiolle, kun tarjous sen tuntee. Ennen tarjousta rivi on tyhjä, ei nolla. Nolla tarkoittaisi, että dataa ei siirretä.
Koulutus
Koulutus on osa käyttöönottoa, ei erillinen kurssi irrallaan järjestelmästä. Käyttäjät perehdytetään omiin tehtäviinsä, kuten vastaanottoon, keräilyyn tai työmaan kuittaukseen. Pääkäyttäjä oppii virhejonon. Koko talon yleisesitys ei korvaa tätä. Jos koulutus on tarjouksessa omana rivinään, se kuuluu viiden vuoden alkuun. Jatkossa uusi työntekijä perehdytetään olemassa olevalla näkymällä, ja se aika on teidän tai ylläpidon pieni tunti.
Ylläpito
Tuotantoon viedylle Datastormin ERP:lle sovitaan jatkuva kumppanuus. ERP Care on 1 000 €/kk + ALV: ympäristö, varmuuskopiot, valvonta, tietoturvapäivitykset ja enintään 5 tuntia pienkehitystä. ERP Partner on 1 500 €/kk ja enintään 10 tuntia. Business Critical alkaa 2 500 eurosta kuussa ja sisältää enintään 15 tuntia sekä erikseen sovittavan palvelutason. Ympärivuorokautista päivystystä ei luvata, ellei siitä ole sovittu.
Viisi vuotta Carea on 60 000 € + ALV. ERP Caren sovittu ympäristö sisältyy kuukausipalveluun. Poikkeuksellisen suuret pilvi- tai ulkoisten palvelujen kulut sovitaan ja eritellään erikseen.
Jatkokehitys
Jatkokehitys on uusi prosessi, uusi integraatio tai näkymä, joka ei mahdu kuukausitunteihin. Se arvioidaan kuten alkuperäinen toimitus: tunnit × 70 € + ALV, kirjallinen rajaus ennen työtä. Viiden vuoden laskelmassa järkevä varaus on se, mitä tiedätte jo haluavanne seuraavaksi, ei pyöreä prosentti. Jos varausta ei ole, sanokaa se ääneen. Silloin laskelma olettaa, että järjestelmä jää ensimmäiseen rajaukseen.
Manuaalisen työn kustannukset
Manuaalinen työ on viiden vuoden laskelman toinen puoli. Sitä ei pidä sekoittaa lisenssiin. Kuvitteellisessa esimerkissä, joka on oppaassa milloin oma ERP kannattaa, nykyinen käsityö on 29 120 € vuodessa oletuksilla 35 €/h ja 46 työviikkoa. Esimerkki ei ole asiakkaan tulos.
70 prosenttia tästä on 20 384 € vuodessa. Kun ylläpito on 12 000 €, nettovaikutus on 8 384 € vuodessa. Investointi esimerkissä on 16 400 €. Takaisinmaksu on 16 400 / 8 384 × 12 ≈ 23,5 kuukautta. Viiden vuoden netto pyöristetyllä 8 400 euron vuosiluvulla on 5 × 8 400 − 16 400 = 25 600 €. 30 prosentin vähennyksellä nettovaikutus on negatiivinen, eikä hanke maksa itseään tällä oletuksella. 50 prosentilla takaisinmaksu on noin 77 kuukautta. Vapautuvan työajan arvo ei ole sama kuin kassaan jäävä raha. Osa hyödystä on se, että sama tiimi hoitaa suuremman määrän.
Viiden vuoden kokonaiskustannus
Kokonaiskustannus on alun työ plus viiden vuoden ylläpito tai lisenssi plus ne integraatiot ja migraatio, jotka tarjouksessa on nimetty, miinus se lisenssi, joka oikeasti päättyy. Oman järjestelmän julkaistu minimiesimerkki, jos muita eriä ei ole: noin 12 000 € + 60 000 € = 72 000 € + ALV. Tuntitarkka alku on 11 900 €, summa 71 900 € + ALV. Business Centralin pelkkä Essentials-lisenssi 15 käyttäjälle on 62 370 € ilman ALV:a ja ilman käyttöönottoa. Luvut eivät ole samassa korissa. Ne näyttävät, miksi pelkkä lisenssi tai pelkkä käyttöönotto on huono päätösperuste.
Läpinäkyvät esimerkkilaskelmat
| Esimerkki | Mitä mukana on | Viisi vuotta |
|---|---|---|
| Oma ERP, yhden työnkulun laskentaesimerkki ja Care | Noin 12 000 € + 1 000 €/kk. Ei migraation erillistä arviota, ei Care-tuntien ylittävää kehitystä. | 72 000 € + ALV |
| Takaisinmaksuesimerkin investointi ja Care | 16 400 € kertainvestointi ja 12 000 €/vuosi ylläpitoa. Kuvitteellinen, ei tarjous. | 76 400 € + ALV kuluina, netto riippuu poistuvasta työstä |
| Business Central Essentials | Vain lisenssi, 15 käyttäjää, Suomen listahinta, ei käyttöönottoa. | 62 370 € ilman ALV:a |
| Business Central Premium | Vain lisenssi, 15 käyttäjää. | 85 770 € ilman ALV:a |
Takaisinmaksuesimerkin 76 400 € on 16 400 + 5 × 12 000. Se on kulu. Netto 25 600 € syntyy vasta, kun poistuvan työn arvo on esimerkissä noin 20 400 € vuodessa ja siitä vähennetään ylläpito ja alkuinvestointi. Jos vähennys on pienempi, netto kutistuu tai katoaa. Laskekaa omilla tunneilla. Hintalaskuri antaa hankkeen kokoluokan. Se ei laske katettanne.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä viiden vuoden ERP-kustannukseen kuuluu?
Lisenssi tai sen puuttuminen, käyttöönotto, integraatiot, räätälöinti, datan siirto, koulutus, ylläpito ja jatkokehitys. Manuaalinen työ, joka jää tai poistuu, lasketaan erikseen. Sitä ei pidä esittää samana lukuna kuin lisenssisäästö.
Paljonko Datastormin ylläpito on viidessä vuodessa?
ERP Care on 1 000 €/kk + ALV, eli 60 000 € viidessä vuodessa. ERP Partner on 1 500 €/kk ja Business Critical alkaen 2 500 €/kk. Care sisältää enintään 5 tuntia pienkehitystä kuussa. Isompi jatkokehitys arvioidaan erikseen.
Miksi takaisinmaksu ei ole 20 kuukautta?
Esimerkissä investointi on 16 400 €, poistuvan työn arvo 70 prosentin oletuksella 20 384 € vuodessa ja ylläpito 12 000 €. Nettovaikutus on 8 384 €. 16 400 / 8 384 × 12 on noin 23,5 kuukautta. Pyöristetty 20 400 € antaa noin 23,4 kuukautta.
Voiko valmisohjelman ja oman järjestelmän viiden vuoden luvut vähentää toisistaan?
Vain jos molemmissa on samat erät. Pelkkä lisenssi ilman käyttöönottoa ei ole sama kuin järjestelmän toteutus ja ylläpito. Puuttuva erä jätetään näkyviin tyhjänä.
Lue myös
Mistä tarkistat valmistajan ajantasaiset ehdot?
Oppaan päivätyt lisenssiesimerkit havainnollistavat laskentatapaa. Varmista tarjoushetken hinta, käyttäjäroolien oikeudet, lisäpalvelut ja ylläpito valmistajalta tai kumppanilta.
Haluatko soveltaa tätä omaan yritykseesi?
Kerro, mitä yrityksenne järjestelmän pitäisi hoitaa. Käymme läpi tarpeen ja arvioimme sopivan kokonaisuuden. Ensikeskustelu ja tarjous ovat maksuttomia; mahdollisesta erillisestä määrittelytyöstä sovitaan etukäteen.
Datastormin ERP-toimitukseen kuuluvat sovittu suunnittelu, toteutus ja käyttöönotto. Ylläpito ja myöhempi jatkokehitys sovitaan erikseen. Tutustu ERP-toimituksen sisältöön.