ERP-järjestelmän kokonaiskustannukset viidessä vuodessa

Päivitetty: 16.10.2026 · Kirjoittanut Miko Axel Kallio, Datastorm Oy

Viiden vuoden laskelma estää sen, että ERP ostetaan käyttöönoton hinnalla ja ylläpito sekä lisenssi huomataan vasta toisena vuonna. Alla olevat erät ovat lista, jonka voi täyttää omilla luvuilla. Esimerkit käyttävät Datastormin sivuilla jo olevia hintoja ja, lisenssien osalta, valmistajan julkista hinnastoa. Puuttuvaa erää ei täytetä arvauksella.

Lisenssit

Valmisohjelmassa lisenssi on usein käyttäjäkohtainen ja jatkuu niin kauan kuin järjestelmää käytetään. Business Centralin Suomen hinta 16.10.2026 on Essentials 69,30 € ja Premium 95,30 € käyttäjää kohti kuukaudessa, vuosimaksulla ja ilman ALV:a. Odoon hintasivu on dollareissa: Standard US$ 31.10 ja US$ 38.90, Custom US$ 61.00 ja US$ 76.20 käyttäjää kohti kuukaudessa. Alennuksen kesto on 12 kuukautta alussa tilatuille käyttäjille. Lemonsoftin ajantasaista eurohintaa emme toista, koska sitä ei varmennettu. Omassa järjestelmässä käyttäjälisenssiä ei ole.

Lisenssi viideltä vuodelta on käyttäjät × kuukausihinta × 60, ellei hinta muutu. 15 Essentials-käyttäjää on 62 370 € ilman ALV:a. Tämä on pelkkä lisenssi. Se ei sisällä käyttöönottoa.

Käyttöönotto

Käyttöönotto on asetukset, näkymät, roolit ja se työ, jolla ensimmäinen prosessi saadaan tuotantoon. Datastormilla rajattu ensimmäinen tuotantovaihe on noin 170 tuntia. Tuntitarkka hinta 70 €/h on 11 900 € + ALV. Hintaopas pyöristää saman noin 12 000 € + ALV. Kirjallinen määrittely ennen tätä on 10–20 tuntia eli 700–1 400 € + ALV. Maksuton kartoitus on keskustelu ja arvio, ei tätä työtä.

Valmisohjelman käyttöönoton hinta tulee kumppanilta. Sitä ei ole Microsoftin tai Odoon lisenssisivulla. Pyydä tunnit erikseen, jotta viiden vuoden summaan ei jää nimetöntä projektia.

Integraatiot

Integraatio siirtää tilauksen, saldon, laskun tai rahtikirjan. Hinta riippuu rajapinnasta. Julkaistuja esimerkkejä 70 €/h + ALV: myyntilaskujen siirto 15–35 tuntia eli 1 050–2 450 €, rahtikirja 15–30 tuntia eli 1 050–2 100 €, tiedostosiirto vanhaan järjestelmään 8–20 tuntia eli 560–1 400 €. Ensimmäisen tuotantovaiheen noin 170 tuntia voi sisältää 1–2 tällaista kytkentää. Kolmas ja neljäs integraatio ovat jatkokehitystä, ellei niitä ole rajattu mukaan.

Viiden vuoden kuluun kuuluu myös integraation ylläpito, kun toinen pää vaihtaa versiota. ERP Caressa pieni korjaus voi mahtua kuukausitunteihin. Uusi rajapinta ei mahdu.

Räätälöinti

Valmisohjelmassa räätälöinti on Studio, AL-laajennus, Power Apps tai Python-moduuli. Se on mahdollista, ja sen ylläpito on eri lasku kuin lisenssi. Odoo sanoo suoraan, että asiakaskohtaisen koodin ylläpito ei sisälly suunnitelmaan. Business Centralin hintasivu sisältää mukautukset ja laajennettavuuden lisenssin ominaisuutena, mutta ei kumppanin työtunteja.

Omassa järjestelmässä räätälöinti on itse tuote. Ensimmäinen vaihe on se räätälöinti. Seuraavat prosessit ovat uusia vaiheita, joille sovitaan oma arvio. Niitä ei pidä piilottaa ylläpitohintaan, jos ne ovat kymmeniä tunteja.

Datan migraatio

Migraatio on nimikkeet, avoimet tilaukset, saldot, asiakkaat ja keskeneräiset työt. Tuntimäärää ei voi luvata ennen kuin nähdään, kuinka siistiä vanha data on. Hintaopas sanoo, että datan kunto siirtää aikataulua, ja että siivous on tilaajan asiantuntemusta. Toimittaja voi rakentaa siirron. Te päätätte, mikä rivi on oikea.

Jättäkää viiden vuoden laskelmaan erillinen rivi migraatiolle, kun tarjous sen tuntee. Ennen tarjousta rivi on tyhjä, ei nolla. Nolla tarkoittaisi, että dataa ei siirretä.

Koulutus

Koulutus on osa käyttöönottoa, ei erillinen kurssi irrallaan järjestelmästä. Ensimmäisessä versiossa koulutetaan ne, jotka tekevät vastaanoton, keräilyn tai työmaan kuittauksen. Pääkäyttäjä oppii virhejonon. Koko talon yleisesitys ei korvaa tätä. Jos koulutus on tarjouksessa omana rivinään, se kuuluu viiden vuoden alkuun. Jatkossa uusi työntekijä perehdytetään olemassa olevalla näkymällä, ja se aika on teidän tai ylläpidon pieni tunti.

Ylläpito

Tuotantoon viedylle Datastormin ERP:lle sovitaan jatkuva kumppanuus. ERP Care on 1 000 €/kk + ALV: ympäristö, varmuuskopiot, valvonta, tietoturvapäivitykset ja enintään 5 tuntia pienkehitystä. ERP Partner on 1 500 €/kk ja enintään 10 tuntia. Business Critical alkaa 2 500 eurosta kuussa ja sisältää enintään 15 tuntia sekä erikseen sovittavan palvelutason. Ympärivuorokautista päivystystä ei luvata, ellei siitä ole sovittu.

Viisi vuotta Carea on 60 000 € + ALV. Hosting on hintaoppaan mukaan yleensä kymmeniä euroja kuussa, ja poikkeuksellisen suuret pilvikulut sovitaan erikseen. Niitä ei ole lisätty 60 000 euroon.

Jatkokehitys

Jatkokehitys on uusi prosessi, uusi integraatio tai näkymä, joka ei mahdu kuukausitunteihin. Se arvioidaan kuten ensimmäinen vaihe: tunnit × 70 € + ALV, kirjallinen rajaus ennen työtä. Viiden vuoden laskelmassa järkevä varaus on se, mitä tiedätte jo haluavanne seuraavaksi, ei pyöreä prosentti. Jos varausta ei ole, sanokaa se ääneen. Silloin laskelma olettaa, että järjestelmä jää ensimmäiseen rajaukseen.

Manuaalisen työn kustannukset

Manuaalinen työ on viiden vuoden laskelman toinen puoli. Sitä ei pidä sekoittaa lisenssiin. Kuvitteellisessa esimerkissä, joka on oppaassa milloin oma ERP kannattaa, nykyinen käsityö on 29 120 € vuodessa oletuksilla 35 €/h ja 46 työviikkoa. Esimerkki ei ole asiakkaan tulos.

70 prosenttia tästä on 20 384 € vuodessa. Kun ylläpito on 12 000 €, nettovaikutus on 8 384 € vuodessa. Investointi esimerkissä on 16 400 €. Takaisinmaksu on 16 400 / 8 384 × 12 ≈ 23,5 kuukautta. Viiden vuoden netto pyöristetyllä 8 400 euron vuosiluvulla on 5 × 8 400 − 16 400 = 25 600 €. 30 prosentin vähennyksellä nettovaikutus on negatiivinen, eikä hanke maksa itseään tällä oletuksella. 50 prosentilla takaisinmaksu on noin 77 kuukautta. Vapautuvan työajan arvo ei ole sama kuin kassaan jäävä raha. Osa hyödystä on se, että sama tiimi hoitaa suuremman määrän.

Viiden vuoden kokonaiskustannus

Kokonaiskustannus on alun työ plus viiden vuoden ylläpito tai lisenssi plus ne integraatiot ja migraatio, jotka tarjouksessa on nimetty, miinus se lisenssi, joka oikeasti päättyy. Oman järjestelmän julkaistu minimiesimerkki, jos muita eriä ei ole: noin 12 000 € + 60 000 € = 72 000 € + ALV. Tuntitarkka alku on 11 900 €, summa 71 900 € + ALV. Business Centralin pelkkä Essentials-lisenssi 15 käyttäjälle on 62 370 € ilman ALV:a ja ilman käyttöönottoa. Luvut eivät ole samassa korissa. Ne näyttävät, miksi pelkkä lisenssi tai pelkkä käyttöönotto on huono päätösperuste.

Läpinäkyvät esimerkkilaskelmat

Takaisinmaksuesimerkin 76 400 € on 16 400 + 5 × 12 000. Se on kulu. Netto 25 600 € syntyy vasta, kun poistuvan työn arvo on esimerkissä noin 20 400 € vuodessa ja siitä vähennetään ylläpito ja alkuinvestointi. Jos vähennys on pienempi, netto kutistuu tai katoaa. Laskekaa omilla tunneilla. Hintalaskuri antaa hankkeen kokoluokan. Se ei laske katettanne.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä viiden vuoden ERP-kustannukseen kuuluu?

Lisenssi tai sen puuttuminen, käyttöönotto, integraatiot, räätälöinti, datan siirto, koulutus, ylläpito ja jatkokehitys. Manuaalinen työ, joka jää tai poistuu, lasketaan erikseen. Sitä ei pidä esittää samana lukuna kuin lisenssisäästö.

Paljonko Datastormin ylläpito on viidessä vuodessa?

ERP Care on 1 000 €/kk + ALV, eli 60 000 € viidessä vuodessa. ERP Partner on 1 500 €/kk ja Business Critical alkaen 2 500 €/kk. Care sisältää enintään 5 tuntia pienkehitystä kuussa. Isompi jatkokehitys arvioidaan erikseen.

Miksi takaisinmaksu ei ole 20 kuukautta?

Esimerkissä investointi on 16 400 €, poistuvan työn arvo 70 prosentin oletuksella 20 384 € vuodessa ja ylläpito 12 000 €. Nettovaikutus on 8 384 €. 16 400 / 8 384 × 12 on noin 23,5 kuukautta. Pyöristetty 20 400 € antaa noin 23,4 kuukautta.

Voiko valmisohjelman ja oman järjestelmän viiden vuoden luvut vähentää toisistaan?

Vain jos molemmissa on samat erät. Pelkkä lisenssi ilman käyttöönottoa ei ole sama kuin ensimmäinen tuotantovaihe plus ylläpito. Puuttuva erä jätetään näkyviin tyhjänä.

Lue myös

• Räätälöidyn ERP-järjestelmän hinta ja aikataulu
• Milloin oma ERP kannattaa, takaisinmaksuesimerkki
• Odoo vai räätälöity ERP?
• Microsoft Business Central vai räätälöity ERP?
• ERP-ylläpito ja jatkokehitys
• Hintalaskuri
• Yhteydenotto